Communiceren doe je samen

Ontmoeten – luisteren – begrijpen – delen – verbinden


Een reactie plaatsen

Communicatie op locatie

Terwijl ik dit schrijf kijk ik uit op een eindeloos blauwe zee met wat verdwaalde eilanden aan de horizon. De boottocht van Italië naar Griekenland zit er bijna op en ik verheug me op een paar weken rondtoeren in dit prachtige land. Met onze eigen auto en dus alle vrijheid om waar dan ook naar toe te gaan en te blijven zolang het ergens leuk is. Zelf rijden in Griekenland is een avontuur en niet alleen vanwege het meer dan roekeloze rijgedrag van de gemiddelde Griek (Griekenland hoort bij de landen met een zeer hoog aantal verkeersslachtoffers, drie maal zo hoog als in Nederland). Ook en misschien vooral vanwege de volstrekte willekeur van snelheidsaanduidingen, waarschuwingen voor gevaarlijke situaties en de vele overvolle borden van de Griekse ANWB, waar je eigenlijk even stil moet blijven staan om te kunnen zien welke kant je op moet.

Bord

Tel daarbij op de vele kleine en grote kleurrijke, in alle vormen en met allerlei lettertypes beschilderde privé-borden van hotels, restaurants, disco’s, stranden, fitnesscentra, enzovoort en je snapt dat het niet eenvoudig is om snel de goede richting te kiezen. Waardoor tal van auto’s her en der stil staan, omdraaien of in z’n achteruit alsnog de goede weg proberen in te slaan. Hoe vaak ik wel al niet verzucht heb dat meer eenduidigheid in bewegwijzering en stringentere regelgeving vanuit de lokale overheden toch wel gewenst is weet ik al niet meer. Feit is dat in al die jaren dat ik nu min of meer regelmatig een tijdje in Griekenland rond rij er nog steeds niets veranderd is.

Het is niet alleen zo langs de autowegen, ook in stadskernen, wandelgebieden en uitgaanscentra schreeuwen de vele en diverse soorten borden je tegemoet. Deze bordendiarree zorgt ervoor dat alle informatie in elkaar overgaat en je natuurlijke ‘spamfilter’ overuren maakt. Terwijl we in hectische situaties behoefte hebben aan rust en overzicht bewerkstelligt deze overdaad aan informatie juist het tegenovergestelde. Je overziet het niet en denkt ‘laat maar gaan ik vind wel wat’. Een lesje communicatie op locatie gecombineerd met iets meer regelgeving zou best aardig zijn.

???????????????????????????????

Dat het ook anders kan in een chaotische omgeving bewees het ‘traject’ op het haventerrein in Ancona. Om het enorme verkeersaanbod bij het vertrek van de vele passagiersboten te reguleren is een circuit aangelegd waar iedereen op maat doorheen geloodst wordt. Grote en simpele borden laten weinig ruimte voor fantasie en als vanzelf belandt je in de juiste baan en op de juiste plaats. En dus niet direct naar de kade, maar eerst langs de ticketoffice om je uitgeprinte bevestiging om te ruilen voor een ticket. En vervolgens afhankelijk van je bestemming via de juiste rijstrook naar de kade. Een opluchting om niet na te hoeven denken en alleen te doen wat op de juiste plek tegen je wordt ‘gezegd’. Geen gezoek op kaartjes, geen aanwijzingen van papier maar duidelijkheid waar je langskomt.

Informatie in optima forma: compact, eenduidig en te vinden op de plek waar je behoefte hebt aan de informatie. Hoera, zo mag het altijd zijn!

Advertenties


Een reactie plaatsen

Delen

We delen ons suf tegenwoordig. Spullen via Marktplaats, ideeën via Twitter of Yammer, nieuws via Facebook, fora en blogs, filmpjes via Youtube, interessante sites via Delicious, eten via Thuisafgehaald en ga zo maar door. Als kind was ik nooit zo delerig, misschien een gevolg van zes jaar alleen opgroeien. Mijn zusje maakte er echter na enkele jaren resoluut een einde aan. Zij deelde graag en veel. Vooral mijn spullen en al snel liet ik zelfs het huilen na, want helpen deed dat niet. Ik leerde dat delen twee kanten heeft en het leven heel wat leuker maakte. En eigenlijk is dat nog steeds zo.

Delen dus. Veel en vaak. Via sociale media haal je vrienden en kennissen dichtbij, waar en wanneer je maar wil. Je leest wanneer je vrienden een feestje hebben, wanneer  de buurvrouw examen doet, waar je collega morgen naar toe gaat en je geniet een beetje mee als de dochter van je vriendin een nieuw vriendje heeft. Je doet inspiratie op via tweeps die je volgt. Mensen die je vaak niet kent maar goede ideeën hebben. Of een fijne neus voor interessante nieuwtjes. Of lekkere recepten, mooie aanbiedingen en tips over nieuwe films, boeken en restaurants. Je vraagt aan volslagen onbekenden een tip voor een hotel in Parijs en vertelt aan wie het horen wil dat het nieuwste boek van Arthur Japin een aanrader is.

Thuisafgehaald.nl is het succes van koken voor de buurt. Mensen die graag koken en net zo graag delen  maken meerdere porties van hun avondeten klaar, zodat een razenddrukke marketingman van twee straten verder tegen een luttele paar euro een portie af kan komen halen.  Sites als gratisaftehalen.nl maken mooie tijden door. Steeds meer mensen die van hun spullen af willen begrijpen dat anderen hier blij mee zijn. In plaats van een enkeltje milieustraat krijgt de ladenkast van oma, de bank die te groot is voor de nieuwe kamer en de dozen uitgelezen boeken een tweede leven in een ander huis.

Steeds vaker lees je dat drukke carrièretypes maandenlang vrijwilligerswerk gaan doen in India, Engelse les geven in Afrika of met een vrachtwagen vol spullen koers zetten naar Roemenië. Jongeren die, net van school, eerst een paar maanden van hun gaan tijd gaan delen met anderen die het niet zo makkelijk hebben en helpen weeshuizen te bouwen of scholen op te knappen. Geldinzamelingsacties voor grote rampen, bijzondere ziekten of kinderen die in oorlogssituaties opgroeien zijn steeds weer een succes. We delen graag en veel van onze rijkdom.

Delen van spullen, geld en informatie. Het gaat steeds beter en gemakkelijker, met dank aan internet. Door informatie en kennis te delen weten we met z’n allen ook steeds meer en bereiken we anderen in alle uithoeken van de wereld. Delen is het nieuwe verzamelen en iedereen die deelt wordt hier blijer van. Het is zoiets als het geven van een cadeautje, altijd leuk en levert steeds weer blije gezichten op.

Ik wens iedereen voor 2013 dan ook een gelukkig, gezond en deelbaar jaar. Verspreid alle leuke nieuwtjes, goede tips, recepten en ideeën via Twitter, Facebook, Delicious.com, fora die interessant zijn, of wat je maar zelf wil. Deel, luister en communiceer. Zoek verbinding met de wereld om  je heen. Zo wordt deze steeds een beetje mooier.

Blog over kennis delen in organisaties
Blog over starten met sociale media in organisaties


Een reactie plaatsen

Incidenten overdag

Morgen start ik met een nieuwe, kleine job. Alhoewel, klein, dat is nog maar de vraag want de inzet kan groot zijn. Ik ga piketdienst Communicatie doen voor de Veiligheidsregio Zeeland. En dat betekent 1 week per 4 weken 24-uurs dienst doen als er een wat groter incident is. Een stevige brand, een gaslek, groot ongeval of overstroming. Om maar wat te noemen. Elke dag is dus een verrassing wat er gaat komen. En of er wat gaat komen. Het is natuurlijk voor iedereen het beste wanneer er niets gebeurt, dat spreekt voor zich. Ook voor mij. Alhoewel..

Laten we eerlijk zijn, ik ga dit niet voor niets doen. Als communicatiemens vind ik het veel spannender wanneer er wel wat gebeurt dan niet. Dan is er wat te doen en kan ik me  uitleven in tweets, persberichtjes en adviezen over wat wel, niet of anders te communiceren. Leuk dus. Maar ja, de onderliggende reden is dan doorgaans niet zo leuk, want een incident. Misschien ook minder leuk is de 24-uurs dienst die hierbij hoort. Want dat betekent dat de pieper ook ’s NACHTS kan gaan. En dan ben ik doorgaans niet op mijn best. Slaperige oogjes, wallen, piekharen en een mistig hoofd als het een beetje tegenzit. En de eerste tweet moet binnen een paar minuten de wereld ingeslingerd worden. Wow, dat wordt spannend!

Enfin, al met al een aardige nieuwe uitdaging, waarbij ik pleit voor incidenten overdag. Daarom een welgemeend verzoek aan alle onruststokers, brandstichters en ander onverlaten, als je wat van plan bent doe dit dan bij voorkeur overdag. Breek met je gewoonten, slaap gewoon lekker uit en laat de nacht voor wat deze is: alle tijd om in diepe rust door te brengen.

Veiligheidsregio Zeeland is op Twitter te volgen.


Een reactie plaatsen

Hot en spicy: kennismanagement in organisaties

Vandaag was het in heel Nederland prachtig weer, behalve op het meest westelijk puntje van Walcheren. In Westkapelle was het nevelig en koud, met dank aan de zeedamp die over dit uiterste puntje van het eiland dreef. En toevallig logeer ik deze weken op dat uiterste puntje, met als gevolg dat ik vanmiddag niet van de zon heb genoten. Natuurlijk, ik had spoorslags in de auto of beter op de fiets moeten springen om ergens anders naar toe te gaan. Niet gedaan. Ik heb me met het onvermijdelijke verzoend en het nadeel als een voordeel geframed. Zo kon ik me deze middag met schrijven bezig houden en zijdelings met mijn werk. Ik heb van alles over kennismanagement op papier gezet. In Jip en Jannekevorm zodat zelfs ik het kan snappen. Interesse? Lees dan vooral verder…

Kennismanagement is hot. Steeds meer beseffen organisaties dat kennis delen cruciaal is om met minder mensen meer werk te verzetten. En dat werk ook nog eens goed te doen, innovatief en creatief en afgestemd op wat gevraagd wordt en nodig is. Slim en effectief samenwerkend met alle partijen die relevant zijn. Kennismanagement is ook spicy, want niet eenvoudig en met een hoog afbreukrisico in de eigen organisatie. Je bent er niet met het beschikbaar stellen van optimale faciliteiten, het vraagt ook inzet op terreinen als cultuur, structuur en leiderschap. Onderstaand artikel is een vertaalslag van wat ik heb gelezen over kennismanagement en hoe ik daar in mijn werkomgeving aan probeer bij te dragen.

Kennismanagement in organisaties

Om slimmer en innovatiever te werken en daarbij tot betere resultaten te komen is het delen van informatie en kennis en het samen nieuwe kennis creëren essentieel. Daarom wordt steeds meer aandacht besteed aan het laagdrempelig ontsluiten van alle benodigde informatie en kennis, het actief delen hiervan via allerlei kanalen en het leggen van verbindingen tussen mensen, die samen gebruik kunnen maken van de beschikbare kennis en deze bovendien verder kunnen verrijken.

Kennis
Kennis is de optelsom van  informatie, ervaring, vaardigheden en attitudes. Kennis is opgenomen in documenten (expliciete kennis) en vooral in hoofden van mensen (impliciete kennis). Wil je als organisatie profiteren van alle beschikbare kennis en deze kennis bovendien optimaal laten aansluiten bij de behoeften van de organisatie, dan moet je investeren in kennismanagement.

Kennismanagement
Kennismanagement is het beheren van de kennisprocessen in een organisatie met als doel alle kennis die nodig is om de taken uit te kunnen voeren, beschikbaar te krijgen voor alle medewerkers (en samenwerkingspartners).  Aanpak om kennisprocessen te beheren:
a) Vaststellen welke kennis nodig is op grond van visie, missie, strategie en doelen;
b) Inventariseren welke kennis waar beschikbaar is en ontwikkelen van kennis die ontbreekt;
c) Kennis toegankelijk maken (laagdrempelig en begrijpelijk maken van alle kennis, zowel in documenten als in personen);
d) Organiseren en stimuleren dat kennis gedeeld wordt (faciliteiten en houding van mensen);
e) De aanwezige kennis toepassen, periodiek evalueren in het licht van visie, missie, strategie en doelen en de kennis vervolgens waar nodig aanpassen.

Het succes van kennismanagement is afhankelijk van de cultuur van de organisatie, de structuur, de wijze waarop mensen gemotiveerd of beloond worden voor hun inzet bij kennisprocessen en door de middelen om kennisprocessen te faciliteren.

Organisatiecultuur
In een kennisvriendelijke cultuur staan medewerkers open voor nieuwe kennis en zijn bereid om kennis te delen. Individuele betrokkenheid bij de organisatie en de professionele collega’s zijn ook belangrijke elementen van een kennisvriendelijke cultuur evenals het communicatieklimaat. Open communicatie, voldoende horizontale en verticale informatie-uitwisseling, betrouwbaarheid van informatie, toegankelijkheid van collega’s, samenwerking en onderlinge steun en een algehele cultuur van kennisdeling zijn essentieel.

Motivatie
Motiverende factoren kunnen mensen stimuleren om zich actief met kennis bezig te houden. Zo is het erg motiverend wanneer het hoger management steeds weer aangeeft kennismanagement erg belangrijk te vinden en inbreng ook beloont (feedback, waardering, prijs). Daarnaast is het expliciet stimuleren van creativiteit, experimenteren en leren belangrijk. Een duidelijke visie hebben op het gebied van kennis en deze helder communiceren naar de medewerkers draagt ook bij aan de motivatie. Tot slot is het van belang om belemmeringen in het kennis delen zoveel mogelijk weg te nemen. Hoge werkdruk en daarmee gepaard gaande focus op het primair proces is vaak een belemmerende factor.

Organisatiestructuur
De organisatiestructuur van een organisatie is van invloed op het kennismanagement. Formele hiërarchieën en scheidingen tussen verschillende organisatieonderdelen kunnen de uitwisseling van kennis tussen deze onderdelen tegenhouden. Je moet dan ook flexibel met de grenzen omgaan om kennismanagement te bevorderen. Het is juist belangrijk om te stimuleren dat medewerkers van verschillende organisatieonderdelen met elkaar samenwerken (multidisciplinaire teams, afdelingsoverstijgend) en zo kennis met elkaar delen. Ook is het belangrijk om medewerkers autonomie te geven zelf actief kennis te delen met wie ze dat willen en nodig vinden.

Vastleggen en interactie
Enerzijds richt kennismanagement  zich op het toegankelijk maken van kennis die in de organisatie aanwezig is, zoals via documenten, kenniskaarten (wie weet wat) en een kennisbank waarin medewerkers hun kennis en ervaringen opnemen. Anderzijds is kennis ook gekoppeld aan personen en moet kenniscreatie en -deling vorm krijgen in directe interactie en samenwerking tussen personen. De focus kan per organisatie of organisatieonderdeel verschillen.  Bij innovatieve processen is interactie tussen personen van belang, bij het werken volgens vaste procedures is het vastleggen van kennis in documenten relevant. In beide gevallen is het relevant te weten wie welke kennis heeft.

Kennisinfrastructuur
Een goede kennisinfrastructuur is essentieel voor het succes van kennismanagement. Hierbij zijn de technische infrastructuur (ICT) van belang en organisatorische infrastructuur.

Technische infrastructuur
Een (sociaal) intranet met kennisbank waarin medewerkers hun informatie, vaardigheden en ervaringen opslaan en beschikbaar maken voor collega’s, is een voorbeeld van zo’n technische infrastructuur met als belangrijkste onderdelen:

a) de opslag van informatie en kennis (kennisbank);
b) communicatiekanalen tussen de medewerkers (fora, blog, sociale media);
c) faciliteren van actieve kennisdeling en samenwerking  (samenwerken aan een document, online vergaderen)

Organisatorische infrastructuur
Hierbij gaat het er enerzijds om dat de rollen en functies van kennismanagement benoemd worden (kennismanager, kennisafdeling of aandachtsfunctionaris die zorg draagt voor het faciliteren van kennisdeling). Anderzijds gaat het om de inzet van concrete instrumenten voor kennismanagement, zoals mentoring of coaching, persoonlijke ontwikkelplannen, multidisciplinaire teams, bijeenkomsten en andere communicatiekanalen die kennisdeling stimuleren.

Conclusies
Succesvol kennismanagement is afhankelijk van veel factoren, waarbij het zorgen voor een kennisinfrastructuur, het bevorderen van een cultuur die op kennisdelen en samenwerking is gericht, het motiveren van kennisdelen en het wegnemen van belemmeringen essentieel zijn. We zijn er dus niet met het beschikbaar stellen van een intranet inclusief sociale communicatieonderdelen. We moeten ons via sturing (management; borging in processen), faciliteiten (laagdrempelige voorzieningen; wegnemen van belemmeringen) en communicatie actief richten op het bevorderen van kenniscreatie en kennisdelen.

Bronnen: diverse artikelen over kennismanagement.

Ook interessant, artikelen rond interne sociale media op Frankwatching.


Een reactie plaatsen

Cirkel van invloed

Naar huis rijden na een lange en gewoonlijk drukke werkdag is altijd weer een momentje van rust. Heerlijk invoegen in de kleine file op weg naar de snelweg, gelaten accepteren dat het niet opschiet en ondertussen genieten van de muziek die mijn drukke gedachten tot rust moet brengen. Er zijn slechtere manieren te bedenken om af te kicken van de dagelijkse hectiek denk ik. Ook vanavond wervelen allerlei ´to-do’s door mijn hoofd, afgewisseld met vragen waar om het gaat zoals het gaat en hoe ik in hemelsnaam toch gestructureerd mijn werk kan blijven doen in een omgeving die nog het meest weg heeft van een draaikolk onder een spectaculaire waterval.

De gedachte komt bij me op dat er toch wel erg veel energie verloren gaat aan het niet willen dat iets is zoals het is. Ik denk ineens aan Stephen Covey en aan zijn cirkel van invloed en ik besef weer dat het onzin is om je druk te maken over iets dat buiten je cirkel van invloed ligt. Covey stelt dat we goed moeten kijken of iets in je cirkel van betrokkenheid (je hebt er mee te maken maar geen invloed op de situatie) ligt of in je cirkel van invloed (je kunt invloed uitoefenen op de situatie). Geen invloed betekent dat de energie die je besteedt aan het ‘stel dat’ of ‘het zou toch zo moeten zijn dat’ verloren energie is. Natuurlijk is het altijd zinnig om te kijken of je ergens invloed kunt uitoefenen en dat dan vooral ook te doen. Maar als je heel realistisch beseft dat je geen invloed hebt op de situatie, kun je die situatie het beste gewoonweg accepteren en bekijken hoe je er mee omgaat. Wat kun je doen om jouw bijdrage aan de werkelijkheid waardevol te laten zijn voor alle betrokken partijen. Er ligt uiteraard veel meer in je cirkel van betrokkenheid dan in je cirkel van invloed.

Het inzicht heeft meteen een verbluffend effect op mijn gemoedstoestand. De mist van onsamenhangende gedachten trekt op en ik zie wat er aan de hand is en wat ik kan doen. Ik ga mij concentreren op mijn invloedscirkel, onderzoeken waar ik beweging kan veroorzaken en verder vooral doen waar mijn expertise belangrijk is en waar ik goed in ben: mensen bij elkaar brengen, betekenisgeving faciliteren en de algehele communicatie van de organisatie zodanig proberen te organiseren dat deze onze reputatie ondersteunt.


Een reactie plaatsen

Hoe internet en sociale media je wereld groter en je werk leuker maken

Ruim 16 jaar geleden ‘kreeg’ ik een website toebedeeld. Ik was weliswaar totaal niet overtuigd van de noodzaak van dit cadeau van ICT (mensen willen toch liever een brochure..), maar bedacht dat ik er dan toch in elk geval wel zinnige informatie op moest zetten. Het duurde niet zo heel lang voordat ik door kreeg dat de site een handige, actuele aanvulling op de brochures was. In 1998 richtte ik een compleet nieuwe site in en nog twee jaar later kwam een reserveringsmodule, een evenementenpagina met database en een ‘printing on demand’ functionaliteit. Internet was definitief doorgebroken en zelfs ik was helemaal om. Anno nu zijn websites zoveel mogelijk interactief, wordt volop gebruik gemaakt van sociale media en is het niet meer voor te stellen hoe de wereld zonder internet zou zijn.

Grote verandering
Interactief internet en sociale media hebben de communicatie tussen mensen in sneltreinvaart veranderd. Wilde je vijftien jaar geleden een nieuwe wasmachine kopen, dan las je vooral folders of een consumententijdschrift, je vroeg tips aan vrienden en familie en je ging een aantal winkels langs. Nu start je op internet en bekijk je zowel de productinformatie als ook het actuele aanbod. Via vergelijkingssites ben je via een paar muisklikken op de hoogte van producteigenschappen, de prijzen die diverse aanbieders vragen als ook de mening van tal van consumenten die al over zo’n wasmachine beschikken. Ben je twitteraar dan kun je ook nog een tweet uitsturen Wie kent de beste wasmachine voor veelvuldig gebruik en onder de 600,00 #durftevragen. Geeft vaak veel bruikbare tips!

Ook in de medische wereld verovert internet steeds meer terrein. Onderzoeken wijzen uit dat internettherapie zeer effectief kan zijn en gezondheidstests via internet zijn altijd populair. Stoppen met roken, gewicht verliezen, leren hoe je je depressie te lijf moet gaan of alleen maar kijken of je een gezonde leefstijl hebt, het wordt  allemaal via internet aangeboden, meestal ook volledig anoniem als je dat wilt. Juist deze laagdrempeligheid zorgt ervoor dat veel mensen eindelijk de stap wagen om aan zichzelf te werken. Ook sites die lotgenoten bij elkaar brengen betekenen veel: ervaringen delen, tips horen of zo maar even tegen iemand ‘aankletsen’ op een forum zorgen voor erkenning en verbondenheid. Steeds meer ziekenhuizen en artsen bieden een vorm van behandeling of ondersteuning aan via internet en sociale media. Facebook om jongeren in een ziekenhuis bij elkaar te brengen, chatten met een arts, een controle via Skype met videoverbinding, fysiotherapie met oefeninstructies via Youtube; de voorbeelden van dergelijke toepassingen worden steeds talrijker.

Sociale media
Marktonderzoek laat zien dat zo’n 2,6 miljoen Nederlanders te vinden zijn op LinkedIn (en hebben er samen 50.000 discussiegroepen) en ca 500.000 Nederlanders twitteren. Nederland is koploper op het gebied van Twitter en LinkedIn wat betreft het percentage van alle internetters dat er gebruik van maakt. In Nederland gebruikt 26,1% van de internetgebruikers LinkedIn en 26,8% gebruikt Twitter. Van Facebook wordt relatief gezien in Nederland juist minder gebruik gemaakt dan in het buitenland. 64% van de internetgebruikers gebruikt Hyves tegen 54,8% die op Facebook te vinden zijn. Het aantal mensen met een Facebook-account stijgt echter sterk, terwijl het gebruik van Hyves ietsje daalt.

Waarom is dit belangrijk? Het laat zien dat de communicatie met mensen steeds vaker (ook) online wordt gevoerd. Mensen vinden elkaar op sociale sites en delen ervaringen, stellen vragen, vormen meningen over de wereld om hen heen. Ook organiseren ze zich als ze iets willen bereiken, of dat nu een zo goedkoop mogelijke flatscreen-TV is, een collectieve afname van stroom of de omwenteling van een regime!

Het is inmiddels zo klaar als een klontje dat traditionele informatiebronnen erg op de achtergrond zijn geduwd en de gebruikelijke communicatiemiddelen werken vaak niet meer. Zo worden kranten amper nog gelezen door jongeren, TV-kijken doen velen bij voorkeur via www.uitzendinggemist.nl en het ergert de meesten behoorlijk als ze niet via internet contact kunnen leggen met een organisatie of bedrijf. Internet en sociale media zijn verreweg de belangrijkste communicatiemiddelen geworden. Contact maken via internet betekent je wereld groter maken. Op een laagdrempelige manier contacten opdoen en onderhouden die nuttig en leuk zijn!

Ontmoeten, delen en verbinden
In de dagelijkse werkpraktijk draait het ook vaak om contacten leggen en onderhouden met alle stakeholders. De vraag is dus al lang niet meer óf we via internet en vooral ook sociale media in contact moeten gaan met relaties en doelgroepen, maar op welke wijze we dat het beste gaan doen. Om contact te hebben moet je zijn waar je doelgroepen en relaties ook zijn. En die bevinden zich steeds meer op internet. Ze bevinden zich op verschillende sites, zijn georganiseerd in diverse community’s en onderhouden contact met anderen in allerlei verschillende netwerken. En dus moet je bekijken waar dat is (op welke sites), welke sociale media ze gebruiken en daarbij aansluiten. Zo kun je een verbinding tot stand  brengen en die onderhouden. Informatie delen, ingaan op vragen en advies aanbieden, maar ook verwijzen naar informatie elders en service verlenen via digitale toepassingen (via Youtube, Slideshare of Prezi), dat is waar het om draait. Actief zijn in de verschillende netwerken en meegaan in het wederzijds beïnvloeden van elkaar.

De mogelijkheden om effectief te werken met sociale media zijn legio. Natuurlijk, het kost wat tijd en energie om er in thuis te raken. Beetje bij beetje verdien je deze investering wel terug door meer contacten, een betere aansluiting bij je doelgroep en een hoop plezier en inspiratie. Online netwerken betekent nieuwe mensen leren kennen, vakgenoten uit het hele land (en daarbuiten) kunnen raadplegen en tips krijgen van je favoriete kennisgoeroe.

Aan de slag
Beginnen is eenvoudig. Eerst wat rondneuzen op internet, via Google informatie opzoeken en je verdiepen in enkele laagdrempelige sociale media zoals Twitter, Facebook en LinkedIn. Kijken welke blogs en fora er zijn binnen jouw werk- en interessegebied. Kijk hoe een ander in je beroepsgroep z’n LinkedInprofiel heeft gevuld, bij welke interessegroepen anderen zich hebben aangesloten en waar de discussies over gaan. Maak een Twitteraccount aan (kan zelfs aanvankelijk een niet herkenbaar account) en volg eens wat mensen (je vindt ze door gericht te zoeken). En ga dan meedoen met de discussies. Zo ontdek je al doende waar het om gaat en wat je er mee kunt.
Voor organisaties en bedrijven geldt, denk goed na wat je er mee wilt, hoe past het in de communicatiestrategie, wat zijn je doelstellingen en met welke relatiegroepen wil je vooral online een band opbouwen (focus). Hoe ga je het implementeren in de organisatie om betrokkenheid van medewerkers te krijgen (zij zijn een belangrijke verbinding naar buiten!)  en continuïteit in de online contacten te borgen.

Een paar aardige artikelen over dit onderwerp (zonder anderen tekort te doen – wellicht vul ik dit lijstje komende week nog wat aan):

Artikel over boek van Menno Lanting ‘Iedereen CEO‘ – geplaatst op de site Frankwatching waar veel info over internetgebruik en sociale media te vinden is

Tien tools voor gebruik van sociale media

Facebookstrategie of twitterstrategie

Weblog over sociale media

Het bouwen van social community’s, ook intern

Boekje lezen over sociale media? Ik vond ‘Get social’ van Jeannet Bathoorn  (ca 16 euro) erg leuk en toegankelijk. Je leest het in twee avonden uit en bent dan een hoop wijzer! Maar ook ‘De kleine Twitter voor dummies’ is leuk (ca 8 euro).


Een reactie plaatsen

Communicatiemanagement – organisatie op alle niveaus

Organisaties zullen de komende jaren steeds meer gaan inzetten op communicatie in de zin van PR, lobby en relatieonderhoud. Het uitdragen van de organisatiewaarden en het managen van de reputatie staat centraal. Het verschuiven van de aandacht van de marketing van een merk of product naar communicatie door en over de organisatie, in relatie tot de behoefte van de relatie/klant, is naar mijn mening een goede ontwikkeling. Meer en meer gaat het om het beeld dat een burger of consument heeft van een organisatie, overheid of product en het vertrouwen dat hij daarin heeft. Het is dus wijs dat primair ingezet wordt op het realiseren van een goede relatie en daaraan gekoppeld een gunstige reputatie. Deze fungeren als basis voor een vruchtbare samenwerking en afname van diensten of producten. Een continue dialoog (fysiek en online), met oprechte aandacht voor de relatiegroepen en klanten, is een voorwaarde voor succes.


Relatie en reputatie

Organisaties hebben bestaansrecht zolang zij dat verdienen in de ogen van hun omgeving, en dan met name in de ogen van financiers, klanten, medewerkers, wetgevende instanties en partners/relaties waarmee een afhankelijkheidsrelatie bestaat. Om dit bestaansrecht te borgen is een organisatie gebaat bij een goede reputatie bij de genoemde relatiegroepen en individuen, maar ook bij hiermee verbonden groepen of invloedrijke individuen. Meningen worden in het algemeen gevormd in interactie met anderen; netwerken rondom relatiegroepen hebben invloed op de meningsvorming.

Een goede reputatie wordt bevorderd door de kwaliteit van producten en diensten, een klant- en marktgerichte instelling, effectieve verbindingen met relatiegroepen, een open oor en oog voor signalen uit de omgeving en voldoende aanpassingsvermogen om hier tijdig en adequaat op in te spelen. Naast een goede reputatie is vooral ook een hechte verbinding met de belangrijkste relatiegroepen, gebaseerd op wederzijds respect en vertrouwen, van belang. Dit alles vraagt om goed communicatiemanagement, dat op alle niveaus in de organisatie is verankerd. De hamvraag is dan natuurlijk, hoe vul je dat nu praktisch in?

Strategisch niveau
De top van een organisatie stelt het communicatiebeleid vast, in samenspraak met relevante in- en externe partijen. Strategisch ingezette communicatie ondersteunt de organisatiedoelstellingen. Een communicatiebeleidsplan voor meerdere jaren, voorzien van een visie op communicatie en passend bij het organisatiebeleid, is een houvast voor de communicatie op tactisch en operationeel niveau. Het plan heeft de missie en visie van de organisatie als vertrekpunt, past bij de doelen en de gekozen strategie en bevat informatie over de centrale waarden, de positionering, de gewenste identiteit en de gewenste reputatie (en hoe de organisatie deze wil gaan managen). Ook is weergegeven wat de belangrijkste  communicatiethema’s zijn voor de komende jaren. De uitvoering van het beleidsplan wordt in (jaarlijkse) activiteitenplannen weergegeven.

Hoofddoelen zijn het bouwen en onderhouden van goede relaties, het leggen van effectieve verbindingen met relevante relatiegroepen en het managen van de reputatie. Onderstaande punten dragen hieraan bij:

  • Werken aan een goede verbinding met relevante relatiegroepen door op gelijkwaardige basis structureel met hen in gesprek te zijn (fysiek en online). Tweerichtingscommunicatie dus, met als doel een vruchtbare samenwerking, het creëren van gemeenschappelijke standpunten en het wederzijds informeren over relevante ontwikkelingen;
  • Luisteren naar voor de organisatie relevante signalen uit de omgeving, intern bespreken van signalen door de organisatietop, interpreteren op mogelijke consequenties voor de organisatie en indien nodig aanpassen van het organisatiebeleid;
  • De gewenste reputatie uitdragen via alle in- en externe communicatie. Hierbij zijn op basis van het beleid geformuleerde uitgangspunten voor communicatie of een uitgeschreven organisatieverhaal (corporate story) een handige tool. Een sterk organisatieverhaal kan bovendien intern binden en inspireren. Beide zullen overigens breed geaccepteerd moeten zijn in de organisatie wil het werkelijk effect hebben;

Tactisch niveau
Er is een duidelijke vertaalslag nodig om de communicatie conform het strategisch beleid te kunnen inzetten. De volgende punten moeten worden ingevuld:

  • Het inrichten van een effectieve communicatiestructuur, rekening houdend met de doelgroepen en de organisatiestructuur, -strategie en -cultuur;
  • Regie op de organisatiecommunicatie om tot een  maximale afstemming van de communicatie te komen, binnen alle organisatieonderdelen en met alle stakeholders;
  • Het faciliteren van structurele tweerichtingscommunicatie met relevante relatiegroepen (belangrijkste stakeholders/klanten, medewerkers). Luisteren naar relatiegroepen, delen van informatie en het vormen van gezamenlijke standpunten is het doel. Deze communicatie kan zowel fysiek (overleg, discussiebijeenkomst) als ook online zijn (interactie via website, fora, community’s, sociale media);
  • Jaarplannen opstellen voor corporate communicatie, gericht op het onderhouden van relaties en het opbouwen en behouden van een gunstige reputatie, met als basis gemeenschappelijk gedragen uitgangspunten (of organisatieverhaal);
  • Communicatievaardigheden in de organisatie bevorderen (training, instructie, coaching);
  • Interne communicatie richten op het optimaal ondersteunen van het primair proces, op het delen van kennis, op het beleven van gemeenschappelijkheid (cultuur, gedrag) en op de motivatie om de reputatie van de organisatie met communicatie te ondersteunen.

Operationeel niveau
En dan tot slot de daadwerkelijke uitvoering van het communicatiebeleid. Hier wordt het bestaansrecht van de organisatie eigenlijk verdiend. Dat betekent dat alle communicatoren voor hun taak toegerust moeten zijn en waar nodig optimaal ondersteund moeten worden. Daarnaast zijn de volgende punten relevant voor een goede, samenhangende communicatie:

  • Afstemming van alle organisatiecommunicatie (PR, marketingcommunicatie, interne communicatie, publieksinformatie) op de gemeenschappelijke uitgangspunten of het organisatieverhaal, inclusief onderlinge afstemming;
  • Management van alle communicatiemiddelen, gericht op realiseren kwaliteit van het product en op samenhang in de communicatiemix (fysieke en online middelen);
  • Bevorderen effect van de communicatie door goede afstemming middel op doel en doelgroep (vorm, tekst, context, afzender, timing);
  • Beschikbaar hebben van communicatietools die management en medewerkers ondersteunen bij hun communicatietaken (sjablonen, instructies, handleidingen, tips).

Feedback en bijsturen
Een consistent, geïntegreerd communicatiebeleid is een voorwaarde voor het behalen van de strategische doelstellingen op het gebied van communicatie. Om dit te realiseren is het belangrijk dat er draagvlak is bij het management en dat er wordt voorzien in advisering en ondersteuning van de managers en medewerkers bij de uitvoering. Daarnaast is het essentieel dat er feedback aan het management wordt gegeven op de uitvoering van het communicatiebeleid en dat deze feedback op de juiste plaats wordt besproken. Zowel signalen binnen de organisatie als vanuit de externe omgeving zijn van belang. Op deze manier kan het communicatiebeleid steeds optimaal afgestemd blijven op zowel organisatiebeleid, de doelen als ook vooral op de verschillende relatiegroepen van de organisatie.

Tot slot
Over imago en reputaties is veel geschreven en steeds vaker zie je ook dat men de kracht en macht van relaties en netwerken op waarde schat. Ik heb veel gelezen van Cees van Riel, Betteke van Ruler, Cees van Woerkum en Noëlle Aarts. De eerst focust vooral op reputatiemanagement, de laatste twee op relatiemanagement. Wat nu het krachtigst is? Als je het mij vraagt is het een combinatie van beiden, waarbij je ook nog kunt stellen dat als je het goed doet, het een uit het ander voortvloeit. Het standaardwerk van van Riel, Identiteit en imago, is onomstreden, maar ik vond vooral ook de boeken van Van Woerkum en Aarts inspirerend. Een impressie van de relatiebenadering kun je lezen in een artikel van Van Woerkum, dat op internet te vinden is. Noëlle Aarts heeft dit onderwerp onder meer beschreven in haar boekje ‘Gesprek zonder einde’, dat geschreven is ter gelegenheid van haar aanstelling als hoogleraar Strategische Communicatie aan de Universiteit van Amsterdam. Een aanrader als je een uurtje over hebt!