Communiceren doe je samen

Ontmoeten – luisteren – begrijpen – delen – verbinden


Een reactie plaatsen

Communicatie op locatie

Terwijl ik dit schrijf kijk ik uit op een eindeloos blauwe zee met wat verdwaalde eilanden aan de horizon. De boottocht van Italië naar Griekenland zit er bijna op en ik verheug me op een paar weken rondtoeren in dit prachtige land. Met onze eigen auto en dus alle vrijheid om waar dan ook naar toe te gaan en te blijven zolang het ergens leuk is. Zelf rijden in Griekenland is een avontuur en niet alleen vanwege het meer dan roekeloze rijgedrag van de gemiddelde Griek (Griekenland hoort bij de landen met een zeer hoog aantal verkeersslachtoffers, drie maal zo hoog als in Nederland). Ook en misschien vooral vanwege de volstrekte willekeur van snelheidsaanduidingen, waarschuwingen voor gevaarlijke situaties en de vele overvolle borden van de Griekse ANWB, waar je eigenlijk even stil moet blijven staan om te kunnen zien welke kant je op moet.

Bord

Tel daarbij op de vele kleine en grote kleurrijke, in alle vormen en met allerlei lettertypes beschilderde privé-borden van hotels, restaurants, disco’s, stranden, fitnesscentra, enzovoort en je snapt dat het niet eenvoudig is om snel de goede richting te kiezen. Waardoor tal van auto’s her en der stil staan, omdraaien of in z’n achteruit alsnog de goede weg proberen in te slaan. Hoe vaak ik wel al niet verzucht heb dat meer eenduidigheid in bewegwijzering en stringentere regelgeving vanuit de lokale overheden toch wel gewenst is weet ik al niet meer. Feit is dat in al die jaren dat ik nu min of meer regelmatig een tijdje in Griekenland rond rij er nog steeds niets veranderd is.

Het is niet alleen zo langs de autowegen, ook in stadskernen, wandelgebieden en uitgaanscentra schreeuwen de vele en diverse soorten borden je tegemoet. Deze bordendiarree zorgt ervoor dat alle informatie in elkaar overgaat en je natuurlijke ‘spamfilter’ overuren maakt. Terwijl we in hectische situaties behoefte hebben aan rust en overzicht bewerkstelligt deze overdaad aan informatie juist het tegenovergestelde. Je overziet het niet en denkt ‘laat maar gaan ik vind wel wat’. Een lesje communicatie op locatie gecombineerd met iets meer regelgeving zou best aardig zijn.

???????????????????????????????

Dat het ook anders kan in een chaotische omgeving bewees het ‘traject’ op het haventerrein in Ancona. Om het enorme verkeersaanbod bij het vertrek van de vele passagiersboten te reguleren is een circuit aangelegd waar iedereen op maat doorheen geloodst wordt. Grote en simpele borden laten weinig ruimte voor fantasie en als vanzelf belandt je in de juiste baan en op de juiste plaats. En dus niet direct naar de kade, maar eerst langs de ticketoffice om je uitgeprinte bevestiging om te ruilen voor een ticket. En vervolgens afhankelijk van je bestemming via de juiste rijstrook naar de kade. Een opluchting om niet na te hoeven denken en alleen te doen wat op de juiste plek tegen je wordt ‘gezegd’. Geen gezoek op kaartjes, geen aanwijzingen van papier maar duidelijkheid waar je langskomt.

Informatie in optima forma: compact, eenduidig en te vinden op de plek waar je behoefte hebt aan de informatie. Hoera, zo mag het altijd zijn!


Een reactie plaatsen

Delen

We delen ons suf tegenwoordig. Spullen via Marktplaats, ideeën via Twitter of Yammer, nieuws via Facebook, fora en blogs, filmpjes via Youtube, interessante sites via Delicious, eten via Thuisafgehaald en ga zo maar door. Als kind was ik nooit zo delerig, misschien een gevolg van zes jaar alleen opgroeien. Mijn zusje maakte er echter na enkele jaren resoluut een einde aan. Zij deelde graag en veel. Vooral mijn spullen en al snel liet ik zelfs het huilen na, want helpen deed dat niet. Ik leerde dat delen twee kanten heeft en het leven heel wat leuker maakte. En eigenlijk is dat nog steeds zo.

Delen dus. Veel en vaak. Via sociale media haal je vrienden en kennissen dichtbij, waar en wanneer je maar wil. Je leest wanneer je vrienden een feestje hebben, wanneer  de buurvrouw examen doet, waar je collega morgen naar toe gaat en je geniet een beetje mee als de dochter van je vriendin een nieuw vriendje heeft. Je doet inspiratie op via tweeps die je volgt. Mensen die je vaak niet kent maar goede ideeën hebben. Of een fijne neus voor interessante nieuwtjes. Of lekkere recepten, mooie aanbiedingen en tips over nieuwe films, boeken en restaurants. Je vraagt aan volslagen onbekenden een tip voor een hotel in Parijs en vertelt aan wie het horen wil dat het nieuwste boek van Arthur Japin een aanrader is.

Thuisafgehaald.nl is het succes van koken voor de buurt. Mensen die graag koken en net zo graag delen  maken meerdere porties van hun avondeten klaar, zodat een razenddrukke marketingman van twee straten verder tegen een luttele paar euro een portie af kan komen halen.  Sites als gratisaftehalen.nl maken mooie tijden door. Steeds meer mensen die van hun spullen af willen begrijpen dat anderen hier blij mee zijn. In plaats van een enkeltje milieustraat krijgt de ladenkast van oma, de bank die te groot is voor de nieuwe kamer en de dozen uitgelezen boeken een tweede leven in een ander huis.

Steeds vaker lees je dat drukke carrièretypes maandenlang vrijwilligerswerk gaan doen in India, Engelse les geven in Afrika of met een vrachtwagen vol spullen koers zetten naar Roemenië. Jongeren die, net van school, eerst een paar maanden van hun gaan tijd gaan delen met anderen die het niet zo makkelijk hebben en helpen weeshuizen te bouwen of scholen op te knappen. Geldinzamelingsacties voor grote rampen, bijzondere ziekten of kinderen die in oorlogssituaties opgroeien zijn steeds weer een succes. We delen graag en veel van onze rijkdom.

Delen van spullen, geld en informatie. Het gaat steeds beter en gemakkelijker, met dank aan internet. Door informatie en kennis te delen weten we met z’n allen ook steeds meer en bereiken we anderen in alle uithoeken van de wereld. Delen is het nieuwe verzamelen en iedereen die deelt wordt hier blijer van. Het is zoiets als het geven van een cadeautje, altijd leuk en levert steeds weer blije gezichten op.

Ik wens iedereen voor 2013 dan ook een gelukkig, gezond en deelbaar jaar. Verspreid alle leuke nieuwtjes, goede tips, recepten en ideeën via Twitter, Facebook, Delicious.com, fora die interessant zijn, of wat je maar zelf wil. Deel, luister en communiceer. Zoek verbinding met de wereld om  je heen. Zo wordt deze steeds een beetje mooier.

Blog over kennis delen in organisaties
Blog over starten met sociale media in organisaties


Een reactie plaatsen

Incidenten overdag

Morgen start ik met een nieuwe, kleine job. Alhoewel, klein, dat is nog maar de vraag want de inzet kan groot zijn. Ik ga piketdienst Communicatie doen voor de Veiligheidsregio Zeeland. En dat betekent 1 week per 4 weken 24-uurs dienst doen als er een wat groter incident is. Een stevige brand, een gaslek, groot ongeval of overstroming. Om maar wat te noemen. Elke dag is dus een verrassing wat er gaat komen. En of er wat gaat komen. Het is natuurlijk voor iedereen het beste wanneer er niets gebeurt, dat spreekt voor zich. Ook voor mij. Alhoewel..

Laten we eerlijk zijn, ik ga dit niet voor niets doen. Als communicatiemens vind ik het veel spannender wanneer er wel wat gebeurt dan niet. Dan is er wat te doen en kan ik me  uitleven in tweets, persberichtjes en adviezen over wat wel, niet of anders te communiceren. Leuk dus. Maar ja, de onderliggende reden is dan doorgaans niet zo leuk, want een incident. Misschien ook minder leuk is de 24-uurs dienst die hierbij hoort. Want dat betekent dat de pieper ook ’s NACHTS kan gaan. En dan ben ik doorgaans niet op mijn best. Slaperige oogjes, wallen, piekharen en een mistig hoofd als het een beetje tegenzit. En de eerste tweet moet binnen een paar minuten de wereld ingeslingerd worden. Wow, dat wordt spannend!

Enfin, al met al een aardige nieuwe uitdaging, waarbij ik pleit voor incidenten overdag. Daarom een welgemeend verzoek aan alle onruststokers, brandstichters en ander onverlaten, als je wat van plan bent doe dit dan bij voorkeur overdag. Breek met je gewoonten, slaap gewoon lekker uit en laat de nacht voor wat deze is: alle tijd om in diepe rust door te brengen.

Veiligheidsregio Zeeland is op Twitter te volgen.


Een reactie plaatsen

Hot en spicy: kennismanagement in organisaties

Vandaag was het in heel Nederland prachtig weer, behalve op het meest westelijk puntje van Walcheren. In Westkapelle was het nevelig en koud, met dank aan de zeedamp die over dit uiterste puntje van het eiland dreef. En toevallig logeer ik deze weken op dat uiterste puntje, met als gevolg dat ik vanmiddag niet van de zon heb genoten. Natuurlijk, ik had spoorslags in de auto of beter op de fiets moeten springen om ergens anders naar toe te gaan. Niet gedaan. Ik heb me met het onvermijdelijke verzoend en het nadeel als een voordeel geframed. Zo kon ik me deze middag met schrijven bezig houden en zijdelings met mijn werk. Ik heb van alles over kennismanagement op papier gezet. In Jip en Jannekevorm zodat zelfs ik het kan snappen. Interesse? Lees dan vooral verder…

Kennismanagement is hot. Steeds meer beseffen organisaties dat kennis delen cruciaal is om met minder mensen meer werk te verzetten. En dat werk ook nog eens goed te doen, innovatief en creatief en afgestemd op wat gevraagd wordt en nodig is. Slim en effectief samenwerkend met alle partijen die relevant zijn. Kennismanagement is ook spicy, want niet eenvoudig en met een hoog afbreukrisico in de eigen organisatie. Je bent er niet met het beschikbaar stellen van optimale faciliteiten, het vraagt ook inzet op terreinen als cultuur, structuur en leiderschap. Onderstaand artikel is een vertaalslag van wat ik heb gelezen over kennismanagement en hoe ik daar in mijn werkomgeving aan probeer bij te dragen.

Kennismanagement in organisaties

Om slimmer en innovatiever te werken en daarbij tot betere resultaten te komen is het delen van informatie en kennis en het samen nieuwe kennis creëren essentieel. Daarom wordt steeds meer aandacht besteed aan het laagdrempelig ontsluiten van alle benodigde informatie en kennis, het actief delen hiervan via allerlei kanalen en het leggen van verbindingen tussen mensen, die samen gebruik kunnen maken van de beschikbare kennis en deze bovendien verder kunnen verrijken.

Kennis
Kennis is de optelsom van  informatie, ervaring, vaardigheden en attitudes. Kennis is opgenomen in documenten (expliciete kennis) en vooral in hoofden van mensen (impliciete kennis). Wil je als organisatie profiteren van alle beschikbare kennis en deze kennis bovendien optimaal laten aansluiten bij de behoeften van de organisatie, dan moet je investeren in kennismanagement.

Kennismanagement
Kennismanagement is het beheren van de kennisprocessen in een organisatie met als doel alle kennis die nodig is om de taken uit te kunnen voeren, beschikbaar te krijgen voor alle medewerkers (en samenwerkingspartners).  Aanpak om kennisprocessen te beheren:
a) Vaststellen welke kennis nodig is op grond van visie, missie, strategie en doelen;
b) Inventariseren welke kennis waar beschikbaar is en ontwikkelen van kennis die ontbreekt;
c) Kennis toegankelijk maken (laagdrempelig en begrijpelijk maken van alle kennis, zowel in documenten als in personen);
d) Organiseren en stimuleren dat kennis gedeeld wordt (faciliteiten en houding van mensen);
e) De aanwezige kennis toepassen, periodiek evalueren in het licht van visie, missie, strategie en doelen en de kennis vervolgens waar nodig aanpassen.

Het succes van kennismanagement is afhankelijk van de cultuur van de organisatie, de structuur, de wijze waarop mensen gemotiveerd of beloond worden voor hun inzet bij kennisprocessen en door de middelen om kennisprocessen te faciliteren.

Organisatiecultuur
In een kennisvriendelijke cultuur staan medewerkers open voor nieuwe kennis en zijn bereid om kennis te delen. Individuele betrokkenheid bij de organisatie en de professionele collega’s zijn ook belangrijke elementen van een kennisvriendelijke cultuur evenals het communicatieklimaat. Open communicatie, voldoende horizontale en verticale informatie-uitwisseling, betrouwbaarheid van informatie, toegankelijkheid van collega’s, samenwerking en onderlinge steun en een algehele cultuur van kennisdeling zijn essentieel.

Motivatie
Motiverende factoren kunnen mensen stimuleren om zich actief met kennis bezig te houden. Zo is het erg motiverend wanneer het hoger management steeds weer aangeeft kennismanagement erg belangrijk te vinden en inbreng ook beloont (feedback, waardering, prijs). Daarnaast is het expliciet stimuleren van creativiteit, experimenteren en leren belangrijk. Een duidelijke visie hebben op het gebied van kennis en deze helder communiceren naar de medewerkers draagt ook bij aan de motivatie. Tot slot is het van belang om belemmeringen in het kennis delen zoveel mogelijk weg te nemen. Hoge werkdruk en daarmee gepaard gaande focus op het primair proces is vaak een belemmerende factor.

Organisatiestructuur
De organisatiestructuur van een organisatie is van invloed op het kennismanagement. Formele hiërarchieën en scheidingen tussen verschillende organisatieonderdelen kunnen de uitwisseling van kennis tussen deze onderdelen tegenhouden. Je moet dan ook flexibel met de grenzen omgaan om kennismanagement te bevorderen. Het is juist belangrijk om te stimuleren dat medewerkers van verschillende organisatieonderdelen met elkaar samenwerken (multidisciplinaire teams, afdelingsoverstijgend) en zo kennis met elkaar delen. Ook is het belangrijk om medewerkers autonomie te geven zelf actief kennis te delen met wie ze dat willen en nodig vinden.

Vastleggen en interactie
Enerzijds richt kennismanagement  zich op het toegankelijk maken van kennis die in de organisatie aanwezig is, zoals via documenten, kenniskaarten (wie weet wat) en een kennisbank waarin medewerkers hun kennis en ervaringen opnemen. Anderzijds is kennis ook gekoppeld aan personen en moet kenniscreatie en -deling vorm krijgen in directe interactie en samenwerking tussen personen. De focus kan per organisatie of organisatieonderdeel verschillen.  Bij innovatieve processen is interactie tussen personen van belang, bij het werken volgens vaste procedures is het vastleggen van kennis in documenten relevant. In beide gevallen is het relevant te weten wie welke kennis heeft.

Kennisinfrastructuur
Een goede kennisinfrastructuur is essentieel voor het succes van kennismanagement. Hierbij zijn de technische infrastructuur (ICT) van belang en organisatorische infrastructuur.

Technische infrastructuur
Een (sociaal) intranet met kennisbank waarin medewerkers hun informatie, vaardigheden en ervaringen opslaan en beschikbaar maken voor collega’s, is een voorbeeld van zo’n technische infrastructuur met als belangrijkste onderdelen:

a) de opslag van informatie en kennis (kennisbank);
b) communicatiekanalen tussen de medewerkers (fora, blog, sociale media);
c) faciliteren van actieve kennisdeling en samenwerking  (samenwerken aan een document, online vergaderen)

Organisatorische infrastructuur
Hierbij gaat het er enerzijds om dat de rollen en functies van kennismanagement benoemd worden (kennismanager, kennisafdeling of aandachtsfunctionaris die zorg draagt voor het faciliteren van kennisdeling). Anderzijds gaat het om de inzet van concrete instrumenten voor kennismanagement, zoals mentoring of coaching, persoonlijke ontwikkelplannen, multidisciplinaire teams, bijeenkomsten en andere communicatiekanalen die kennisdeling stimuleren.

Conclusies
Succesvol kennismanagement is afhankelijk van veel factoren, waarbij het zorgen voor een kennisinfrastructuur, het bevorderen van een cultuur die op kennisdelen en samenwerking is gericht, het motiveren van kennisdelen en het wegnemen van belemmeringen essentieel zijn. We zijn er dus niet met het beschikbaar stellen van een intranet inclusief sociale communicatieonderdelen. We moeten ons via sturing (management; borging in processen), faciliteiten (laagdrempelige voorzieningen; wegnemen van belemmeringen) en communicatie actief richten op het bevorderen van kenniscreatie en kennisdelen.

Bronnen: diverse artikelen over kennismanagement.

Ook interessant, artikelen rond interne sociale media op Frankwatching.


Een reactie plaatsen

Cirkel van invloed

Naar huis rijden na een lange en gewoonlijk drukke werkdag is altijd weer een momentje van rust. Heerlijk invoegen in de kleine file op weg naar de snelweg, gelaten accepteren dat het niet opschiet en ondertussen genieten van de muziek die mijn drukke gedachten tot rust moet brengen. Er zijn slechtere manieren te bedenken om af te kicken van de dagelijkse hectiek denk ik. Ook vanavond wervelen allerlei ´to-do’s door mijn hoofd, afgewisseld met vragen waar om het gaat zoals het gaat en hoe ik in hemelsnaam toch gestructureerd mijn werk kan blijven doen in een omgeving die nog het meest weg heeft van een draaikolk onder een spectaculaire waterval.

De gedachte komt bij me op dat er toch wel erg veel energie verloren gaat aan het niet willen dat iets is zoals het is. Ik denk ineens aan Stephen Covey en aan zijn cirkel van invloed en ik besef weer dat het onzin is om je druk te maken over iets dat buiten je cirkel van invloed ligt. Covey stelt dat we goed moeten kijken of iets in je cirkel van betrokkenheid (je hebt er mee te maken maar geen invloed op de situatie) ligt of in je cirkel van invloed (je kunt invloed uitoefenen op de situatie). Geen invloed betekent dat de energie die je besteedt aan het ‘stel dat’ of ‘het zou toch zo moeten zijn dat’ verloren energie is. Natuurlijk is het altijd zinnig om te kijken of je ergens invloed kunt uitoefenen en dat dan vooral ook te doen. Maar als je heel realistisch beseft dat je geen invloed hebt op de situatie, kun je die situatie het beste gewoonweg accepteren en bekijken hoe je er mee omgaat. Wat kun je doen om jouw bijdrage aan de werkelijkheid waardevol te laten zijn voor alle betrokken partijen. Er ligt uiteraard veel meer in je cirkel van betrokkenheid dan in je cirkel van invloed.

Het inzicht heeft meteen een verbluffend effect op mijn gemoedstoestand. De mist van onsamenhangende gedachten trekt op en ik zie wat er aan de hand is en wat ik kan doen. Ik ga mij concentreren op mijn invloedscirkel, onderzoeken waar ik beweging kan veroorzaken en verder vooral doen waar mijn expertise belangrijk is en waar ik goed in ben: mensen bij elkaar brengen, betekenisgeving faciliteren en de algehele communicatie van de organisatie zodanig proberen te organiseren dat deze onze reputatie ondersteunt.