Communiceren doe je samen

Ontmoeten – luisteren – begrijpen – delen – verbinden


Een reactie plaatsen

Hoe internet en sociale media je wereld groter en je werk leuker maken

Ruim 16 jaar geleden ‘kreeg’ ik een website toebedeeld. Ik was weliswaar totaal niet overtuigd van de noodzaak van dit cadeau van ICT (mensen willen toch liever een brochure..), maar bedacht dat ik er dan toch in elk geval wel zinnige informatie op moest zetten. Het duurde niet zo heel lang voordat ik door kreeg dat de site een handige, actuele aanvulling op de brochures was. In 1998 richtte ik een compleet nieuwe site in en nog twee jaar later kwam een reserveringsmodule, een evenementenpagina met database en een ‘printing on demand’ functionaliteit. Internet was definitief doorgebroken en zelfs ik was helemaal om. Anno nu zijn websites zoveel mogelijk interactief, wordt volop gebruik gemaakt van sociale media en is het niet meer voor te stellen hoe de wereld zonder internet zou zijn.

Grote verandering
Interactief internet en sociale media hebben de communicatie tussen mensen in sneltreinvaart veranderd. Wilde je vijftien jaar geleden een nieuwe wasmachine kopen, dan las je vooral folders of een consumententijdschrift, je vroeg tips aan vrienden en familie en je ging een aantal winkels langs. Nu start je op internet en bekijk je zowel de productinformatie als ook het actuele aanbod. Via vergelijkingssites ben je via een paar muisklikken op de hoogte van producteigenschappen, de prijzen die diverse aanbieders vragen als ook de mening van tal van consumenten die al over zo’n wasmachine beschikken. Ben je twitteraar dan kun je ook nog een tweet uitsturen Wie kent de beste wasmachine voor veelvuldig gebruik en onder de 600,00 #durftevragen. Geeft vaak veel bruikbare tips!

Ook in de medische wereld verovert internet steeds meer terrein. Onderzoeken wijzen uit dat internettherapie zeer effectief kan zijn en gezondheidstests via internet zijn altijd populair. Stoppen met roken, gewicht verliezen, leren hoe je je depressie te lijf moet gaan of alleen maar kijken of je een gezonde leefstijl hebt, het wordt  allemaal via internet aangeboden, meestal ook volledig anoniem als je dat wilt. Juist deze laagdrempeligheid zorgt ervoor dat veel mensen eindelijk de stap wagen om aan zichzelf te werken. Ook sites die lotgenoten bij elkaar brengen betekenen veel: ervaringen delen, tips horen of zo maar even tegen iemand ‘aankletsen’ op een forum zorgen voor erkenning en verbondenheid. Steeds meer ziekenhuizen en artsen bieden een vorm van behandeling of ondersteuning aan via internet en sociale media. Facebook om jongeren in een ziekenhuis bij elkaar te brengen, chatten met een arts, een controle via Skype met videoverbinding, fysiotherapie met oefeninstructies via Youtube; de voorbeelden van dergelijke toepassingen worden steeds talrijker.

Sociale media
Marktonderzoek laat zien dat zo’n 2,6 miljoen Nederlanders te vinden zijn op LinkedIn (en hebben er samen 50.000 discussiegroepen) en ca 500.000 Nederlanders twitteren. Nederland is koploper op het gebied van Twitter en LinkedIn wat betreft het percentage van alle internetters dat er gebruik van maakt. In Nederland gebruikt 26,1% van de internetgebruikers LinkedIn en 26,8% gebruikt Twitter. Van Facebook wordt relatief gezien in Nederland juist minder gebruik gemaakt dan in het buitenland. 64% van de internetgebruikers gebruikt Hyves tegen 54,8% die op Facebook te vinden zijn. Het aantal mensen met een Facebook-account stijgt echter sterk, terwijl het gebruik van Hyves ietsje daalt.

Waarom is dit belangrijk? Het laat zien dat de communicatie met mensen steeds vaker (ook) online wordt gevoerd. Mensen vinden elkaar op sociale sites en delen ervaringen, stellen vragen, vormen meningen over de wereld om hen heen. Ook organiseren ze zich als ze iets willen bereiken, of dat nu een zo goedkoop mogelijke flatscreen-TV is, een collectieve afname van stroom of de omwenteling van een regime!

Het is inmiddels zo klaar als een klontje dat traditionele informatiebronnen erg op de achtergrond zijn geduwd en de gebruikelijke communicatiemiddelen werken vaak niet meer. Zo worden kranten amper nog gelezen door jongeren, TV-kijken doen velen bij voorkeur via www.uitzendinggemist.nl en het ergert de meesten behoorlijk als ze niet via internet contact kunnen leggen met een organisatie of bedrijf. Internet en sociale media zijn verreweg de belangrijkste communicatiemiddelen geworden. Contact maken via internet betekent je wereld groter maken. Op een laagdrempelige manier contacten opdoen en onderhouden die nuttig en leuk zijn!

Ontmoeten, delen en verbinden
In de dagelijkse werkpraktijk draait het ook vaak om contacten leggen en onderhouden met alle stakeholders. De vraag is dus al lang niet meer óf we via internet en vooral ook sociale media in contact moeten gaan met relaties en doelgroepen, maar op welke wijze we dat het beste gaan doen. Om contact te hebben moet je zijn waar je doelgroepen en relaties ook zijn. En die bevinden zich steeds meer op internet. Ze bevinden zich op verschillende sites, zijn georganiseerd in diverse community’s en onderhouden contact met anderen in allerlei verschillende netwerken. En dus moet je bekijken waar dat is (op welke sites), welke sociale media ze gebruiken en daarbij aansluiten. Zo kun je een verbinding tot stand  brengen en die onderhouden. Informatie delen, ingaan op vragen en advies aanbieden, maar ook verwijzen naar informatie elders en service verlenen via digitale toepassingen (via Youtube, Slideshare of Prezi), dat is waar het om draait. Actief zijn in de verschillende netwerken en meegaan in het wederzijds beïnvloeden van elkaar.

De mogelijkheden om effectief te werken met sociale media zijn legio. Natuurlijk, het kost wat tijd en energie om er in thuis te raken. Beetje bij beetje verdien je deze investering wel terug door meer contacten, een betere aansluiting bij je doelgroep en een hoop plezier en inspiratie. Online netwerken betekent nieuwe mensen leren kennen, vakgenoten uit het hele land (en daarbuiten) kunnen raadplegen en tips krijgen van je favoriete kennisgoeroe.

Aan de slag
Beginnen is eenvoudig. Eerst wat rondneuzen op internet, via Google informatie opzoeken en je verdiepen in enkele laagdrempelige sociale media zoals Twitter, Facebook en LinkedIn. Kijken welke blogs en fora er zijn binnen jouw werk- en interessegebied. Kijk hoe een ander in je beroepsgroep z’n LinkedInprofiel heeft gevuld, bij welke interessegroepen anderen zich hebben aangesloten en waar de discussies over gaan. Maak een Twitteraccount aan (kan zelfs aanvankelijk een niet herkenbaar account) en volg eens wat mensen (je vindt ze door gericht te zoeken). En ga dan meedoen met de discussies. Zo ontdek je al doende waar het om gaat en wat je er mee kunt.
Voor organisaties en bedrijven geldt, denk goed na wat je er mee wilt, hoe past het in de communicatiestrategie, wat zijn je doelstellingen en met welke relatiegroepen wil je vooral online een band opbouwen (focus). Hoe ga je het implementeren in de organisatie om betrokkenheid van medewerkers te krijgen (zij zijn een belangrijke verbinding naar buiten!)  en continuïteit in de online contacten te borgen.

Een paar aardige artikelen over dit onderwerp (zonder anderen tekort te doen – wellicht vul ik dit lijstje komende week nog wat aan):

Artikel over boek van Menno Lanting ‘Iedereen CEO‘ – geplaatst op de site Frankwatching waar veel info over internetgebruik en sociale media te vinden is

Tien tools voor gebruik van sociale media

Facebookstrategie of twitterstrategie

Weblog over sociale media

Het bouwen van social community’s, ook intern

Boekje lezen over sociale media? Ik vond ‘Get social’ van Jeannet Bathoorn  (ca 16 euro) erg leuk en toegankelijk. Je leest het in twee avonden uit en bent dan een hoop wijzer! Maar ook ‘De kleine Twitter voor dummies’ is leuk (ca 8 euro).


Een reactie plaatsen

Communicatiemanagement – organisatie op alle niveaus

Organisaties zullen de komende jaren steeds meer gaan inzetten op communicatie in de zin van PR, lobby en relatieonderhoud. Het uitdragen van de organisatiewaarden en het managen van de reputatie staat centraal. Het verschuiven van de aandacht van de marketing van een merk of product naar communicatie door en over de organisatie, in relatie tot de behoefte van de relatie/klant, is naar mijn mening een goede ontwikkeling. Meer en meer gaat het om het beeld dat een burger of consument heeft van een organisatie, overheid of product en het vertrouwen dat hij daarin heeft. Het is dus wijs dat primair ingezet wordt op het realiseren van een goede relatie en daaraan gekoppeld een gunstige reputatie. Deze fungeren als basis voor een vruchtbare samenwerking en afname van diensten of producten. Een continue dialoog (fysiek en online), met oprechte aandacht voor de relatiegroepen en klanten, is een voorwaarde voor succes.


Relatie en reputatie

Organisaties hebben bestaansrecht zolang zij dat verdienen in de ogen van hun omgeving, en dan met name in de ogen van financiers, klanten, medewerkers, wetgevende instanties en partners/relaties waarmee een afhankelijkheidsrelatie bestaat. Om dit bestaansrecht te borgen is een organisatie gebaat bij een goede reputatie bij de genoemde relatiegroepen en individuen, maar ook bij hiermee verbonden groepen of invloedrijke individuen. Meningen worden in het algemeen gevormd in interactie met anderen; netwerken rondom relatiegroepen hebben invloed op de meningsvorming.

Een goede reputatie wordt bevorderd door de kwaliteit van producten en diensten, een klant- en marktgerichte instelling, effectieve verbindingen met relatiegroepen, een open oor en oog voor signalen uit de omgeving en voldoende aanpassingsvermogen om hier tijdig en adequaat op in te spelen. Naast een goede reputatie is vooral ook een hechte verbinding met de belangrijkste relatiegroepen, gebaseerd op wederzijds respect en vertrouwen, van belang. Dit alles vraagt om goed communicatiemanagement, dat op alle niveaus in de organisatie is verankerd. De hamvraag is dan natuurlijk, hoe vul je dat nu praktisch in?

Strategisch niveau
De top van een organisatie stelt het communicatiebeleid vast, in samenspraak met relevante in- en externe partijen. Strategisch ingezette communicatie ondersteunt de organisatiedoelstellingen. Een communicatiebeleidsplan voor meerdere jaren, voorzien van een visie op communicatie en passend bij het organisatiebeleid, is een houvast voor de communicatie op tactisch en operationeel niveau. Het plan heeft de missie en visie van de organisatie als vertrekpunt, past bij de doelen en de gekozen strategie en bevat informatie over de centrale waarden, de positionering, de gewenste identiteit en de gewenste reputatie (en hoe de organisatie deze wil gaan managen). Ook is weergegeven wat de belangrijkste  communicatiethema’s zijn voor de komende jaren. De uitvoering van het beleidsplan wordt in (jaarlijkse) activiteitenplannen weergegeven.

Hoofddoelen zijn het bouwen en onderhouden van goede relaties, het leggen van effectieve verbindingen met relevante relatiegroepen en het managen van de reputatie. Onderstaande punten dragen hieraan bij:

  • Werken aan een goede verbinding met relevante relatiegroepen door op gelijkwaardige basis structureel met hen in gesprek te zijn (fysiek en online). Tweerichtingscommunicatie dus, met als doel een vruchtbare samenwerking, het creëren van gemeenschappelijke standpunten en het wederzijds informeren over relevante ontwikkelingen;
  • Luisteren naar voor de organisatie relevante signalen uit de omgeving, intern bespreken van signalen door de organisatietop, interpreteren op mogelijke consequenties voor de organisatie en indien nodig aanpassen van het organisatiebeleid;
  • De gewenste reputatie uitdragen via alle in- en externe communicatie. Hierbij zijn op basis van het beleid geformuleerde uitgangspunten voor communicatie of een uitgeschreven organisatieverhaal (corporate story) een handige tool. Een sterk organisatieverhaal kan bovendien intern binden en inspireren. Beide zullen overigens breed geaccepteerd moeten zijn in de organisatie wil het werkelijk effect hebben;

Tactisch niveau
Er is een duidelijke vertaalslag nodig om de communicatie conform het strategisch beleid te kunnen inzetten. De volgende punten moeten worden ingevuld:

  • Het inrichten van een effectieve communicatiestructuur, rekening houdend met de doelgroepen en de organisatiestructuur, -strategie en -cultuur;
  • Regie op de organisatiecommunicatie om tot een  maximale afstemming van de communicatie te komen, binnen alle organisatieonderdelen en met alle stakeholders;
  • Het faciliteren van structurele tweerichtingscommunicatie met relevante relatiegroepen (belangrijkste stakeholders/klanten, medewerkers). Luisteren naar relatiegroepen, delen van informatie en het vormen van gezamenlijke standpunten is het doel. Deze communicatie kan zowel fysiek (overleg, discussiebijeenkomst) als ook online zijn (interactie via website, fora, community’s, sociale media);
  • Jaarplannen opstellen voor corporate communicatie, gericht op het onderhouden van relaties en het opbouwen en behouden van een gunstige reputatie, met als basis gemeenschappelijk gedragen uitgangspunten (of organisatieverhaal);
  • Communicatievaardigheden in de organisatie bevorderen (training, instructie, coaching);
  • Interne communicatie richten op het optimaal ondersteunen van het primair proces, op het delen van kennis, op het beleven van gemeenschappelijkheid (cultuur, gedrag) en op de motivatie om de reputatie van de organisatie met communicatie te ondersteunen.

Operationeel niveau
En dan tot slot de daadwerkelijke uitvoering van het communicatiebeleid. Hier wordt het bestaansrecht van de organisatie eigenlijk verdiend. Dat betekent dat alle communicatoren voor hun taak toegerust moeten zijn en waar nodig optimaal ondersteund moeten worden. Daarnaast zijn de volgende punten relevant voor een goede, samenhangende communicatie:

  • Afstemming van alle organisatiecommunicatie (PR, marketingcommunicatie, interne communicatie, publieksinformatie) op de gemeenschappelijke uitgangspunten of het organisatieverhaal, inclusief onderlinge afstemming;
  • Management van alle communicatiemiddelen, gericht op realiseren kwaliteit van het product en op samenhang in de communicatiemix (fysieke en online middelen);
  • Bevorderen effect van de communicatie door goede afstemming middel op doel en doelgroep (vorm, tekst, context, afzender, timing);
  • Beschikbaar hebben van communicatietools die management en medewerkers ondersteunen bij hun communicatietaken (sjablonen, instructies, handleidingen, tips).

Feedback en bijsturen
Een consistent, geïntegreerd communicatiebeleid is een voorwaarde voor het behalen van de strategische doelstellingen op het gebied van communicatie. Om dit te realiseren is het belangrijk dat er draagvlak is bij het management en dat er wordt voorzien in advisering en ondersteuning van de managers en medewerkers bij de uitvoering. Daarnaast is het essentieel dat er feedback aan het management wordt gegeven op de uitvoering van het communicatiebeleid en dat deze feedback op de juiste plaats wordt besproken. Zowel signalen binnen de organisatie als vanuit de externe omgeving zijn van belang. Op deze manier kan het communicatiebeleid steeds optimaal afgestemd blijven op zowel organisatiebeleid, de doelen als ook vooral op de verschillende relatiegroepen van de organisatie.

Tot slot
Over imago en reputaties is veel geschreven en steeds vaker zie je ook dat men de kracht en macht van relaties en netwerken op waarde schat. Ik heb veel gelezen van Cees van Riel, Betteke van Ruler, Cees van Woerkum en Noëlle Aarts. De eerst focust vooral op reputatiemanagement, de laatste twee op relatiemanagement. Wat nu het krachtigst is? Als je het mij vraagt is het een combinatie van beiden, waarbij je ook nog kunt stellen dat als je het goed doet, het een uit het ander voortvloeit. Het standaardwerk van van Riel, Identiteit en imago, is onomstreden, maar ik vond vooral ook de boeken van Van Woerkum en Aarts inspirerend. Een impressie van de relatiebenadering kun je lezen in een artikel van Van Woerkum, dat op internet te vinden is. Noëlle Aarts heeft dit onderwerp onder meer beschreven in haar boekje ‘Gesprek zonder einde’, dat geschreven is ter gelegenheid van haar aanstelling als hoogleraar Strategische Communicatie aan de Universiteit van Amsterdam. Een aanrader als je een uurtje over hebt!


Een reactie plaatsen

Rustig dagje…

Het is kwart over 8 als ik mijn PC aan zet. Ik gooi het raam open en laat de lente binnen en verheug me op een rustig dagje werken aan een nieuw project. Het is vrijdagochtend en het gebouw is nog vrijwel leeg. Ik haal thee, groet twee collega’s en bedenk hoe heerlijk het is om op vrijdag te werken, een dag waarop veel mensen vrij zijn. Weinig telefoontjes, niet te veel vragen vanuit de organisatie en de vele mailberichten kan ik in elk geval gedoseerd bekijken. Vrijdag is voor mij het toetje van de week. Ik open mijn mailbox en lees dat er om 9 uur een spoedoverleg gepland is. Een uitbraak van vogelgriep. Ik zucht en grinnik tegelijk, deze dag gaat héél anders verlopen.

Vóór het overleg scan ik de nieuwspagina’s op internet . Een dergelijke ‘primeur’ verspreidt zich gewoonlijk razendsnel en ook nu weer heeft het journaille hier flink zijn best op gedaan. Waar wij gewoonlijk terughoudend zijn in het noemen van namen en adressen, is dit inmiddels al volop te lezen op internet. In deze tijd is iedere burger journalist en is nieuws na 2 minuten opgetekend en doorgezonden. Gelukkig is er al informatie op de website van de gemeente geplaatst en kunnen de eerste vragen van burgers hiermee beantwoord worden.

Om 9 uur wordt de situatie snel geschetst. Er is vogelgriep uitgebroken op een bedrijf in Zeeland. Het is nog niet bekend of het om de zeer besmettelijke variant gaat of om een mild en minder besmettelijk type. Het een of het ander maakt voor de arme kippen geen verschil. Internationaal beleid om infectieziekten te voorkomen schrijft voor dat de dieren sowieso geruimd moeten worden. Een milde variant kan immers nog uitgroeien tot een zeer besmettelijk en gevaarlijk virus met alle risico’s van dien.  Ik denk aan de boer, dit komt hard aan, al zal ook hij beseffen dat de gezondheid van zijn gezin en medewerkers en van de volksgezondheid in het algemeen geen andere keus laat.

Om half 10 aan de slag. Mijn collega’s van infectieziektebestrijding bereiden een presentatie voor de ruimers voor en het vaccineren van alle mensen op het bedrijf. Koelkast checken op vaccin, apotheek controleren op voorraad virusremmers, beschermende kleding opsnorren en bedenken hoe de vaccinatie het best kan worden aangepakt. De ruimers na de presentatie en de overige mensen bij het bedrijf. Besloten wordt om onze tbc-bus hiervoor in te zetten, die heeft alle vaccinatiefaciliteiten aan boord en is dus het meest comfortabel.

Ik hou me bezig met de website, het informeren van collega’s, pers en gemeenten en het scannen en documenteren van alles wat er op internet verschijnt. Via Twitter hou ik bij of er vragen en  onduidelijkheden zijn en spreek met collega W. de vragen van de omroep door. We regelen de telefoonbeantwoording in het weekend en informeren de dienstdoende artsen. Naar aanleiding van vragen wordt de website weer wat aangepast evenals het verhaal voor de TV vanavond. Ik vraag collega W. of hij iets leuks bij zich heeft om aan te trekken en verzeker hem dat ik zal kijken. Ik bel met mijn collega bij de gemeente en wens haar sterkte met de drukte.

Om 5 uur belt onze arts met het bericht dat bekend gemaakt is dat het om een mild en minder besmettelijk virus blijkt te gaan. Ze kunnen stoppen met vaccineren, de kans op verspreiding is gering. Joepie, goed nieuws voor iedereen! Ik informeer collega’s en pers, plaats het bericht op de website en op Twitter en ruim mijn bureau op. De geplande borrel van half 5 zit er niet meer in, het is inmiddels kwart over 6 en ik ga naar huis. Buiten tref ik collega’s E., H. en J., ze komen net van het bedrijf en doen nog kort verslag. Goed geweest, zinvolle gesprekken op het bedrijf gehad en gegrinnikt om de aandacht van de pers. Die zoals al gauw bleek nog versterkt werd door het opschrift van onze bus: Mobiele röntgenunit GGD… Als die zelfs ingezet wordt, dan zal de situatie wel ernstig zijn, zo dachten ze. Geen haar op ons hoofd die dat bedacht had in relatie tot de vogelgriep.

Niets van dit alles dus, het is voor de volksgezondheid goed afgelopen. Alleen niet voor de 127.500 kippen. En geen rustig dagje voor mij. Op Twitter schreef iemand dat het hoog tijd werd voor een ‘no fly-zone’ boven Zeeland. Goed plan! Wie seint de verkeerstoren in?


Een reactie plaatsen

Slim gebruik maken van collectieve kennis? Leve de easycratie!

Jaren geleden toen ik jong was (zou mijn oma gezegd hebben..), toen had je de Commodores. Geen idee of ze nog bestaan maar toen ik veertien, vijftien was waren ze alive and kicking en brachten de mooiste songs uit. Easy is een van de nummers die  mij altijd bij gebleven is. Soo easy, easy like a sundaymorning… Heel af en toe nog eens op de radio, en nog steeds kippenvel. Maar nu heb ik een nieuwe ‘Easy’ ontdekt. De  Easycratie om precies te zijn. Ik lees momenteel een verrassend en inspirerend boek over een nieuwe wijze van werken in organisaties: Easycratie, van Martijn Aslander en Erwin Witteveen. De kern is: weg met de autocratie, vergeet de bureaucratie,  leve de easycratie!

‘De toekomst van werken en organiseren’  luidt de subtitel, wat in basis is waar dit boek over gaat. In het boek schetsen de schrijvers een totaal andere manier van kijken naar informatie en kennis, naar problemen en naar het genereren van oplossingen. De komst van de informatiemaatschappij heeft wegen geopend die leiden naar andere manieren van werken, het verkrijgen en delen van kennis en het samen werken in de maatschappij van morgen. En dat is waar een easycratie voor staat. Het is geen nieuwe organisatie maar ‘alleen’ een nieuwe manier van werken die heel gemakkelijk door bestaande organisaties kan worden geadopteerd.

De techniek faciliteert meer dan ooit dat kennis gemakkelijk toegankelijk is en dat mensen op grote schaal met elkaar verbonden zijn. Deze combinatie zorgt er voor dat overal krachtige netwerken kunnen ontstaan die al samenwerkend tot grote prestaties in staat zijn. In de praktijk blijkt echter dat traditionele, vaak bureaucratische organisaties hier grote moeite mee hebben. Niet alleen zijn veel leidinggevenden wat huiverig (want minder controle), maar zeker zo belangrijk zijn de organisatieculturen met vastgeroeste gewoontes. Ondanks alle nieuwe kennistoegangen en nieuwe mogelijkheden om samen te delen, blijken we o zo snel terug te vallen in vaste gewoontes.

Collectieve intelligentie, kennis slim delen, volkomen transparantie, openheid en verbinden zijn volgens de schrijvers typische thema’s van moderne organisatiestructuren waarbij hiërarchie van ondergeschikt belang is. Of zelfs afwezig is. Dwars door de organisatie heen, en daarbuiten, kan op efficiënte wijze worden samengewerkt aan nieuwe oplossingen voor oude en nieuwe problemen. Er kunnen nieuwe producten ontstaan waar eerder niemand aan heeft gedacht. Wanneer je mensen van verschillende disciplines en verschillende afdelingen bij elkaar zet worden de beste ideeën geboren.

Het boek richt zich op personen in organisaties die verandering willen. Aslander en Witteveen omschrijven de easycraat als volgt: het is iemand die zijn werk met enthousiasme en passie doet. Iemand die  liever de handen uit de mouwen steekt dan de kantjes er afloopt. Iemand die zich niet verschuilt, maar initiatief durft te nemen en zijn nek uit durft te steken. Iemand die voelt dat de oude weg vaak niet meer de juiste is. Iemand die niet zo nodig het wiel hoeft uit te vinden, maar graag gebruik maakt van de mogelijkheden die er al zijn.

Het doel van easycratie is om organisaties beter te maken, en om werken leuker en gemakkelijker te maken. Beter gebruikmaken van de aanwezige kennis, zowel binnen als buiten de organisatie, daar draait het allemaal om. En is dat niet precies wat we allemaal toch eigenlijk wel willen? In mijn organisatie hebben we een start gemaakt. En dat nog zonder dit boek te hebben gelezenWink. Wie weet wat er allemaal nog gaat komen!

Ik werd getipt over dit boek, en bij mijn zoektocht via Google stuitte ik op de website www.lifehacking.nl. Op deze site (die trouwens ook erg interessant is) staat ook een boekbeschrijving en kun je het boek gratis dowloaden. Ik heb het meteen gedaan en heb inmiddels een paar hoofdstukken gelezen.  Mijn advies: Downloaden (gratis) of kopen dit boek. En lezen. En aan de slag!


Een reactie plaatsen

Interne communicatie anno 2011

De gemiddelde organisatie zal anno 2011 nog niet bol staan van intern hyvende, twitterende en bloggende medewerkers. Nog steeds zijn de supercommunicatieve community’s over het algemeen voorbehouden aan vooruitstrevende, vaak commerciële en zeer innovatieve werkomgevingen. Dat neemt niet weg dat in rap tempo binnen organisaties de behoefte ontstaat aan communicatietools die mensen in hun privéleven al steeds meer gewend zijn. Dat betekent interactieve vormen van contact, meer gelijkwaardigheid in de communicatie en toegankelijke (bedrijfs)informatie voor iedereen en op elk gewenst moment.

Hoog tijd dus om de interne communicatie te herijken. Al was het alleen al omdat de gemiddelde medewerker zelden tevreden is over de interne communicatie. En daarbij vaak niet beseft dat hij zelf een rol kan spelen in het succes. De meest gehoorde problemen in de interne communicatie zijn:
– Medewerkers zijn van mening niet goed geïnformeerd te worden;
– Medewerkers zijn niet goed geïnformeerd;
– Medewerkers ervaren een overload aan informatie;
– Medewerkers raadplegen niet de beschikbare digitale informatie;
– Het e-mailverkeer loopt de spuigaten uit (naar mening van veel ontvangers);
– Medewerkers weten niet waar ze informatie kunnen vinden.
De oplossing zit niet in het opnieuw uitleggen hoe de lijnen werken maar in het opnieuw uitvinden van een communicatiestructuur die tegemoet komt aan de communicatiebehoefte van organisatie en medewerkers.

Drie pijlers
Anno 2011 zou de interne communicatie mijns inziens op drie pijlers kunnen berusten:

  1. Alle voor medewerkers relevante c.q. noodzakelijke informatie + documenten zijn digitaal beschikbaar en gemakkelijk te vinden;
  2. Er zijn voldoende ontmoetingen (gesprek, dialoog, overleg) om informatie te delen, betekenis te geven aan situaties en gezamenlijk meningen te vormen;
  3. Er zijn voldoende online tools om elkaar te informeren, samen te werken, informatie te duiden en een mening te ventileren of samen te vormen.

Deze drie pijlers staan op een fundament, dat bestaat uit een communicatieve houding van alle medewerkers, kennis en kunde om deel te nemen aan het communicatieproces gebruik makend van verschillende communicatietools en het gezamenlijk willen bijdragen aan een gezonde toekomst voor de organisatie. Met een dergelijke interne communicatiestructuur stimuleer je functionele interne verbindingen en samenwerking, voorzie je medewerkers van voor hun relevante informatie en documenten en bevorder je het transparant maken van de organisatie.

1. Digitale informatie
Digitalisering van alle informatie betekent méér dan het plaatsen van regelingen, nieuws en andere informatie op een intranet. Het houdt een totale omslag in werkprocessen in. Het afzweren van inhoud op papier en het omarmen van content in een digitale omgeving. Geen (speciaal hiervoor vormgegeven) informatie plaatsen op een intranet, maar het digitaal ontsluiten van de in de organisatie aanwezige informatie. Via digitale weg mogelijk maken dat medewerkers informatie raadplegen, informatie beschikbaar stellen, efficiënt kunnen samenwerken, actueel nieuws kunnen lezen en alles wat ze nodig hebben in hun dagelijks werk gemakkelijk kunnen opvragen. Kortom, alles wat relevant is voor de medewerker is digitaal beschikbaar.

2. Ontmoetingen
De organisatie creëert voldoende ontmoetingen om informatie te kunnen duiden, meningen te kunnen vormen, meningen te delen en interne relaties te onderhouden. Het gaat dan om functionele ontmoetingen op diverse niveaus met verschillende doelstellingen. En dat betekent niet automatisch méér overleg organiseren, maar zorgen voor ontmoetingen die werkelijk bijdragen aan het doel. Dus persoonlijk overleg, dialoog, discussie of themabijeenkomsten waarbij het duiden van informatie of meningsvorming belangrijk is of waar input van medewerkers is gevraagd rond relevante thema’s.

3. Online tools
Ook online interactie vervult een rol bij duiding, het delen van informatie en opinies en bij meningsvorming. Denk dan aan blogs van directie en/of medewerkers, fora waar onderwerpen worden besproken, de mogelijkheid te reageren op nieuwsberichten, communicatie via Twitter/Yammer, het downloaden van persoonlijke (dynamisch gegenereerde) informatie, etc.

Verandering
In sommige gevallen betekent het overstappen naar een meer digitale omgeving een grote verandering voor medewerkers, zoals ook in mijn organisatie. De informatie zal toegankelijk worden aangeboden, maar de medewerker moet het wel zelf halen. Een goed doordacht, gefaseerd invoeringsplan met heldere communicatie is zeer belangrijk om deze omslag goed te laten verlopen. Een ding is zeker, de communicatie tussen mensen is door de vergaande digitalisering en de doorbraak van sociale media definitief veranderd en organisaties moeten daarin meegaan.

Een leuk artikel over digitalisering en de veranderingen in de communicatie is van Luc de Ruijter, hij schreef ook het boek ‘Digitale interne communicatie 1 1/2’ dat erg inspireert om aan de slag te gaan! Een ander artikel van hem gaat in op de digitale communicatie 2 1/2.