Communiceren doe je samen

Ontmoeten – luisteren – begrijpen – delen – verbinden


Een reactie plaatsen

Delen

We delen ons suf tegenwoordig. Spullen via Marktplaats, ideeën via Twitter of Yammer, nieuws via Facebook, fora en blogs, filmpjes via Youtube, interessante sites via Delicious, eten via Thuisafgehaald en ga zo maar door. Als kind was ik nooit zo delerig, misschien een gevolg van zes jaar alleen opgroeien. Mijn zusje maakte er echter na enkele jaren resoluut een einde aan. Zij deelde graag en veel. Vooral mijn spullen en al snel liet ik zelfs het huilen na, want helpen deed dat niet. Ik leerde dat delen twee kanten heeft en het leven heel wat leuker maakte. En eigenlijk is dat nog steeds zo.

Delen dus. Veel en vaak. Via sociale media haal je vrienden en kennissen dichtbij, waar en wanneer je maar wil. Je leest wanneer je vrienden een feestje hebben, wanneer  de buurvrouw examen doet, waar je collega morgen naar toe gaat en je geniet een beetje mee als de dochter van je vriendin een nieuw vriendje heeft. Je doet inspiratie op via tweeps die je volgt. Mensen die je vaak niet kent maar goede ideeën hebben. Of een fijne neus voor interessante nieuwtjes. Of lekkere recepten, mooie aanbiedingen en tips over nieuwe films, boeken en restaurants. Je vraagt aan volslagen onbekenden een tip voor een hotel in Parijs en vertelt aan wie het horen wil dat het nieuwste boek van Arthur Japin een aanrader is.

Thuisafgehaald.nl is het succes van koken voor de buurt. Mensen die graag koken en net zo graag delen  maken meerdere porties van hun avondeten klaar, zodat een razenddrukke marketingman van twee straten verder tegen een luttele paar euro een portie af kan komen halen.  Sites als gratisaftehalen.nl maken mooie tijden door. Steeds meer mensen die van hun spullen af willen begrijpen dat anderen hier blij mee zijn. In plaats van een enkeltje milieustraat krijgt de ladenkast van oma, de bank die te groot is voor de nieuwe kamer en de dozen uitgelezen boeken een tweede leven in een ander huis.

Steeds vaker lees je dat drukke carrièretypes maandenlang vrijwilligerswerk gaan doen in India, Engelse les geven in Afrika of met een vrachtwagen vol spullen koers zetten naar Roemenië. Jongeren die, net van school, eerst een paar maanden van hun gaan tijd gaan delen met anderen die het niet zo makkelijk hebben en helpen weeshuizen te bouwen of scholen op te knappen. Geldinzamelingsacties voor grote rampen, bijzondere ziekten of kinderen die in oorlogssituaties opgroeien zijn steeds weer een succes. We delen graag en veel van onze rijkdom.

Delen van spullen, geld en informatie. Het gaat steeds beter en gemakkelijker, met dank aan internet. Door informatie en kennis te delen weten we met z’n allen ook steeds meer en bereiken we anderen in alle uithoeken van de wereld. Delen is het nieuwe verzamelen en iedereen die deelt wordt hier blijer van. Het is zoiets als het geven van een cadeautje, altijd leuk en levert steeds weer blije gezichten op.

Ik wens iedereen voor 2013 dan ook een gelukkig, gezond en deelbaar jaar. Verspreid alle leuke nieuwtjes, goede tips, recepten en ideeën via Twitter, Facebook, Delicious.com, fora die interessant zijn, of wat je maar zelf wil. Deel, luister en communiceer. Zoek verbinding met de wereld om  je heen. Zo wordt deze steeds een beetje mooier.

Blog over kennis delen in organisaties
Blog over starten met sociale media in organisaties


Een reactie plaatsen

Hot en spicy: kennismanagement in organisaties

Vandaag was het in heel Nederland prachtig weer, behalve op het meest westelijk puntje van Walcheren. In Westkapelle was het nevelig en koud, met dank aan de zeedamp die over dit uiterste puntje van het eiland dreef. En toevallig logeer ik deze weken op dat uiterste puntje, met als gevolg dat ik vanmiddag niet van de zon heb genoten. Natuurlijk, ik had spoorslags in de auto of beter op de fiets moeten springen om ergens anders naar toe te gaan. Niet gedaan. Ik heb me met het onvermijdelijke verzoend en het nadeel als een voordeel geframed. Zo kon ik me deze middag met schrijven bezig houden en zijdelings met mijn werk. Ik heb van alles over kennismanagement op papier gezet. In Jip en Jannekevorm zodat zelfs ik het kan snappen. Interesse? Lees dan vooral verder…

Kennismanagement is hot. Steeds meer beseffen organisaties dat kennis delen cruciaal is om met minder mensen meer werk te verzetten. En dat werk ook nog eens goed te doen, innovatief en creatief en afgestemd op wat gevraagd wordt en nodig is. Slim en effectief samenwerkend met alle partijen die relevant zijn. Kennismanagement is ook spicy, want niet eenvoudig en met een hoog afbreukrisico in de eigen organisatie. Je bent er niet met het beschikbaar stellen van optimale faciliteiten, het vraagt ook inzet op terreinen als cultuur, structuur en leiderschap. Onderstaand artikel is een vertaalslag van wat ik heb gelezen over kennismanagement en hoe ik daar in mijn werkomgeving aan probeer bij te dragen.

Kennismanagement in organisaties

Om slimmer en innovatiever te werken en daarbij tot betere resultaten te komen is het delen van informatie en kennis en het samen nieuwe kennis creëren essentieel. Daarom wordt steeds meer aandacht besteed aan het laagdrempelig ontsluiten van alle benodigde informatie en kennis, het actief delen hiervan via allerlei kanalen en het leggen van verbindingen tussen mensen, die samen gebruik kunnen maken van de beschikbare kennis en deze bovendien verder kunnen verrijken.

Kennis
Kennis is de optelsom van  informatie, ervaring, vaardigheden en attitudes. Kennis is opgenomen in documenten (expliciete kennis) en vooral in hoofden van mensen (impliciete kennis). Wil je als organisatie profiteren van alle beschikbare kennis en deze kennis bovendien optimaal laten aansluiten bij de behoeften van de organisatie, dan moet je investeren in kennismanagement.

Kennismanagement
Kennismanagement is het beheren van de kennisprocessen in een organisatie met als doel alle kennis die nodig is om de taken uit te kunnen voeren, beschikbaar te krijgen voor alle medewerkers (en samenwerkingspartners).  Aanpak om kennisprocessen te beheren:
a) Vaststellen welke kennis nodig is op grond van visie, missie, strategie en doelen;
b) Inventariseren welke kennis waar beschikbaar is en ontwikkelen van kennis die ontbreekt;
c) Kennis toegankelijk maken (laagdrempelig en begrijpelijk maken van alle kennis, zowel in documenten als in personen);
d) Organiseren en stimuleren dat kennis gedeeld wordt (faciliteiten en houding van mensen);
e) De aanwezige kennis toepassen, periodiek evalueren in het licht van visie, missie, strategie en doelen en de kennis vervolgens waar nodig aanpassen.

Het succes van kennismanagement is afhankelijk van de cultuur van de organisatie, de structuur, de wijze waarop mensen gemotiveerd of beloond worden voor hun inzet bij kennisprocessen en door de middelen om kennisprocessen te faciliteren.

Organisatiecultuur
In een kennisvriendelijke cultuur staan medewerkers open voor nieuwe kennis en zijn bereid om kennis te delen. Individuele betrokkenheid bij de organisatie en de professionele collega’s zijn ook belangrijke elementen van een kennisvriendelijke cultuur evenals het communicatieklimaat. Open communicatie, voldoende horizontale en verticale informatie-uitwisseling, betrouwbaarheid van informatie, toegankelijkheid van collega’s, samenwerking en onderlinge steun en een algehele cultuur van kennisdeling zijn essentieel.

Motivatie
Motiverende factoren kunnen mensen stimuleren om zich actief met kennis bezig te houden. Zo is het erg motiverend wanneer het hoger management steeds weer aangeeft kennismanagement erg belangrijk te vinden en inbreng ook beloont (feedback, waardering, prijs). Daarnaast is het expliciet stimuleren van creativiteit, experimenteren en leren belangrijk. Een duidelijke visie hebben op het gebied van kennis en deze helder communiceren naar de medewerkers draagt ook bij aan de motivatie. Tot slot is het van belang om belemmeringen in het kennis delen zoveel mogelijk weg te nemen. Hoge werkdruk en daarmee gepaard gaande focus op het primair proces is vaak een belemmerende factor.

Organisatiestructuur
De organisatiestructuur van een organisatie is van invloed op het kennismanagement. Formele hiërarchieën en scheidingen tussen verschillende organisatieonderdelen kunnen de uitwisseling van kennis tussen deze onderdelen tegenhouden. Je moet dan ook flexibel met de grenzen omgaan om kennismanagement te bevorderen. Het is juist belangrijk om te stimuleren dat medewerkers van verschillende organisatieonderdelen met elkaar samenwerken (multidisciplinaire teams, afdelingsoverstijgend) en zo kennis met elkaar delen. Ook is het belangrijk om medewerkers autonomie te geven zelf actief kennis te delen met wie ze dat willen en nodig vinden.

Vastleggen en interactie
Enerzijds richt kennismanagement  zich op het toegankelijk maken van kennis die in de organisatie aanwezig is, zoals via documenten, kenniskaarten (wie weet wat) en een kennisbank waarin medewerkers hun kennis en ervaringen opnemen. Anderzijds is kennis ook gekoppeld aan personen en moet kenniscreatie en -deling vorm krijgen in directe interactie en samenwerking tussen personen. De focus kan per organisatie of organisatieonderdeel verschillen.  Bij innovatieve processen is interactie tussen personen van belang, bij het werken volgens vaste procedures is het vastleggen van kennis in documenten relevant. In beide gevallen is het relevant te weten wie welke kennis heeft.

Kennisinfrastructuur
Een goede kennisinfrastructuur is essentieel voor het succes van kennismanagement. Hierbij zijn de technische infrastructuur (ICT) van belang en organisatorische infrastructuur.

Technische infrastructuur
Een (sociaal) intranet met kennisbank waarin medewerkers hun informatie, vaardigheden en ervaringen opslaan en beschikbaar maken voor collega’s, is een voorbeeld van zo’n technische infrastructuur met als belangrijkste onderdelen:

a) de opslag van informatie en kennis (kennisbank);
b) communicatiekanalen tussen de medewerkers (fora, blog, sociale media);
c) faciliteren van actieve kennisdeling en samenwerking  (samenwerken aan een document, online vergaderen)

Organisatorische infrastructuur
Hierbij gaat het er enerzijds om dat de rollen en functies van kennismanagement benoemd worden (kennismanager, kennisafdeling of aandachtsfunctionaris die zorg draagt voor het faciliteren van kennisdeling). Anderzijds gaat het om de inzet van concrete instrumenten voor kennismanagement, zoals mentoring of coaching, persoonlijke ontwikkelplannen, multidisciplinaire teams, bijeenkomsten en andere communicatiekanalen die kennisdeling stimuleren.

Conclusies
Succesvol kennismanagement is afhankelijk van veel factoren, waarbij het zorgen voor een kennisinfrastructuur, het bevorderen van een cultuur die op kennisdelen en samenwerking is gericht, het motiveren van kennisdelen en het wegnemen van belemmeringen essentieel zijn. We zijn er dus niet met het beschikbaar stellen van een intranet inclusief sociale communicatieonderdelen. We moeten ons via sturing (management; borging in processen), faciliteiten (laagdrempelige voorzieningen; wegnemen van belemmeringen) en communicatie actief richten op het bevorderen van kenniscreatie en kennisdelen.

Bronnen: diverse artikelen over kennismanagement.

Ook interessant, artikelen rond interne sociale media op Frankwatching.


Een reactie plaatsen

Slim gebruik maken van collectieve kennis? Leve de easycratie!

Jaren geleden toen ik jong was (zou mijn oma gezegd hebben..), toen had je de Commodores. Geen idee of ze nog bestaan maar toen ik veertien, vijftien was waren ze alive and kicking en brachten de mooiste songs uit. Easy is een van de nummers die  mij altijd bij gebleven is. Soo easy, easy like a sundaymorning… Heel af en toe nog eens op de radio, en nog steeds kippenvel. Maar nu heb ik een nieuwe ‘Easy’ ontdekt. De  Easycratie om precies te zijn. Ik lees momenteel een verrassend en inspirerend boek over een nieuwe wijze van werken in organisaties: Easycratie, van Martijn Aslander en Erwin Witteveen. De kern is: weg met de autocratie, vergeet de bureaucratie,  leve de easycratie!

‘De toekomst van werken en organiseren’  luidt de subtitel, wat in basis is waar dit boek over gaat. In het boek schetsen de schrijvers een totaal andere manier van kijken naar informatie en kennis, naar problemen en naar het genereren van oplossingen. De komst van de informatiemaatschappij heeft wegen geopend die leiden naar andere manieren van werken, het verkrijgen en delen van kennis en het samen werken in de maatschappij van morgen. En dat is waar een easycratie voor staat. Het is geen nieuwe organisatie maar ‘alleen’ een nieuwe manier van werken die heel gemakkelijk door bestaande organisaties kan worden geadopteerd.

De techniek faciliteert meer dan ooit dat kennis gemakkelijk toegankelijk is en dat mensen op grote schaal met elkaar verbonden zijn. Deze combinatie zorgt er voor dat overal krachtige netwerken kunnen ontstaan die al samenwerkend tot grote prestaties in staat zijn. In de praktijk blijkt echter dat traditionele, vaak bureaucratische organisaties hier grote moeite mee hebben. Niet alleen zijn veel leidinggevenden wat huiverig (want minder controle), maar zeker zo belangrijk zijn de organisatieculturen met vastgeroeste gewoontes. Ondanks alle nieuwe kennistoegangen en nieuwe mogelijkheden om samen te delen, blijken we o zo snel terug te vallen in vaste gewoontes.

Collectieve intelligentie, kennis slim delen, volkomen transparantie, openheid en verbinden zijn volgens de schrijvers typische thema’s van moderne organisatiestructuren waarbij hiërarchie van ondergeschikt belang is. Of zelfs afwezig is. Dwars door de organisatie heen, en daarbuiten, kan op efficiënte wijze worden samengewerkt aan nieuwe oplossingen voor oude en nieuwe problemen. Er kunnen nieuwe producten ontstaan waar eerder niemand aan heeft gedacht. Wanneer je mensen van verschillende disciplines en verschillende afdelingen bij elkaar zet worden de beste ideeën geboren.

Het boek richt zich op personen in organisaties die verandering willen. Aslander en Witteveen omschrijven de easycraat als volgt: het is iemand die zijn werk met enthousiasme en passie doet. Iemand die  liever de handen uit de mouwen steekt dan de kantjes er afloopt. Iemand die zich niet verschuilt, maar initiatief durft te nemen en zijn nek uit durft te steken. Iemand die voelt dat de oude weg vaak niet meer de juiste is. Iemand die niet zo nodig het wiel hoeft uit te vinden, maar graag gebruik maakt van de mogelijkheden die er al zijn.

Het doel van easycratie is om organisaties beter te maken, en om werken leuker en gemakkelijker te maken. Beter gebruikmaken van de aanwezige kennis, zowel binnen als buiten de organisatie, daar draait het allemaal om. En is dat niet precies wat we allemaal toch eigenlijk wel willen? In mijn organisatie hebben we een start gemaakt. En dat nog zonder dit boek te hebben gelezenWink. Wie weet wat er allemaal nog gaat komen!

Ik werd getipt over dit boek, en bij mijn zoektocht via Google stuitte ik op de website www.lifehacking.nl. Op deze site (die trouwens ook erg interessant is) staat ook een boekbeschrijving en kun je het boek gratis dowloaden. Ik heb het meteen gedaan en heb inmiddels een paar hoofdstukken gelezen.  Mijn advies: Downloaden (gratis) of kopen dit boek. En lezen. En aan de slag!


Een reactie plaatsen

Ik zie, ik zie… even kijken in de glazen bol

Vanmiddag stelde iemand de vraag wat de trends voor 2011 zouden worden op het  gebied van interne communicatie. Kijk, dat vind ik nu leuk, zo’n vraag. Dan pak ik graag de glazen bol erbij op zoek naar een kijkje in de toekomst. Hoe gaat het jaar 2011 de communicatieve boeken in? Gaan we intern ook massaal bloggen, twitteren, onze mening via fora ventileren of blijft de koffiemachine, kopieerapparaat en de receptie ‘the place to be’ om nieuws te delen?

Het hangt natuurlijk erg af van het type organisatie waar je werkt hoe de trends in communicatieland worden vertaald naar de interne situatie. In veel bedrijfstakken en organisaties loopt de interne ontwikkeling iets achter op ‘buiten’. Waar we privé de nieuwste laptops en mobieltjes aanschaffen hebben we binnen onze organisatie natuurlijk te maken met meerjarig ICT-beleid. Bovendien zijn niet alle medewerkers in gelijke mate gecharmeerd van blogs, fora en blackberry’s om te twitteren. Maar in algemene zin kun je natuurlijk wel parallellen trekken met de communicatie ‘buitengaats’.  Ik denk dat de gelijkwaardigheid in de communicatie nog verder gaat toenemen,  er is steeds meer sprake van een non-hiërarchie in communicatie. Men wil (online) kunnen communiceren met iedereen, tot de top van de organisatie aan toe. De mens achter de werknemer wordt belangrijker, we willen weten met wie we intern zaken doen, wat die persoon kan, weet en doet. De medewerker van morgen verwacht of eist zelfs maximale transparantie, wil mee kunnen praten en een mening geven over actuele ontwikkelingen of veranderingen die het management wil doorvoeren.

De behoefte aan een intern platform voor dialoog, voor samenwerken en kennis delen wordt nog belangrijker en dat gaat verder dan het inmiddels vrijwel standaard intranet. Je moet dan denken aan een dynamische kennisbank, aan blogs van medewerkers, fora rondom thema’s, projecten, nieuwe initiatieven, aan communicatie via Yammer (intern Twitter) en online dialogen. Daarnaast, om als organisatie in te kunnen spelen op de dynamiek in de externe omgeving (afstemmen beleid) moeten we continu in verbinding staan met die buitenwereld. De daar verkregen informatie moet vervolgens intern teruggekoppeld worden, via de meest efficiënte en effectieve weg. Ook hiervoor gaan we steeds vaker nieuwe, snelle communicatievormen gebruiken (bijvoorbeeld Twitter).

Maar voor alles moeten interne instrumenten natuurlijk passen bij je medewerkers. En omdat de mate waarin nieuwe vormen en instrumenten worden geadopteerd in veel organisaties erg uiteen loopt, is het handig om meerdere wegen te bewandelen. Ik denk dat het een functionele mix moet worden van gestructureerd (online)  informatie beschikbaar stellen om transparantie te bieden en informatie te duiden, zowel schriftelijk/digitaal als vooral ook in persoonlijk contacten (dialoog, overleg, toegankelijkheid leidinggevenden). En daarnaast kun je op allerlei manieren tools aanreiken om, dwars door de organisatie heen, met elkaar de informatie/gebeurtenissen/veranderingen van betekenis te voorzien. Daarbij hoort ook het stimuleren van de vorming van allerlei community’s en netwerken rondom onderwerpen, projecten, interessegebieden. Je moet je daarbij natuurlijk realiseren dat de inzet en succes van instrumenten in hoge mate afhankelijk is van de communicatiebehoefte en -gedrag van de medewerkers, van het communicatieklimaat in de organisatie. Daarbij is kennis, kunde en motivatie natuurlijk ook essentieel; daar moet je gericht aandacht aan besteden.

Ik vind het erg boeiend wat er momenteel aan de gang is, met alle nieuwe vormen van communicatie (o.m. social media, diverse dialoogvormen). Leuk om uit te zoeken wat voor de eigen organisatie de beste mix zal zijn. Daarnaast ben ik ook realistisch, de koffieautomaat zal altijd belangrijk blijven en moeten we dus koesteren. Praatjes daar (en bij het kopieerapparaat en in kantines) dragen ook in grote mate bij aan beter begrip van elkaar en aan betekenisgeving van alles dat er speelt!


Een reactie plaatsen

Op naar open kennisnetwerken

Vorige maand was ik op een werkbijeenkomst over informatiemanagement. Ook in mijn organisatie een hot item, hoe zorgen we als kennisintensieve organisatie ervoor dat informatie goed toegankelijk is voor medewerkers en derden. En hoe zorg je ervoor dat impliciete kennis expliciet wordt, oftewel kennis delen in de organisatie. Nog een hele klus om dat goed te doen. Nieuwe ontwikkelingen in de digitale wereld kunnen dit wel een stuk eenvoudiger maken. Dat was de boodschap van de dag.

De begeleider was een adviseur van Alares, een organisatie die zich bezig houdt met kennis delen en onder meer een leuk boekje heeft uitgegeven dat de open kennisomgeving als onderwerp heeft. In dit boek maakt Alares haar gedachtegoed wereldkundig over kenniswerkers in professionele organisaties die opereren in een verbonden wereld. In vijf bondige hoofdstukken neemt de schrijver je mee in de wereld van de verbonden kenniswerker. Kennisintensieve organisaties moeten leren omgaan met de nieuwe dynamiek en de ‘nieuwe’ kenniswerkers die erin opereren.

De wereld van de kenniswerkers is virtueel verbonden door online netwerken. LinkedIn, Youtube, Wikipedia, Twitter en Flickr zijn enkele populaire voorbeelden. De verbonden kenniswerker gebruikt niet alleen veel van deze online netwerken privé, maar ook steeds vaker zakelijk. Om die redenen moeten kennisintensieve organisaties veel meer gebruik maken van de verbondenheid van de eigen kenniswerkers met de virtuele netwerken eromheen.

Geïnteresseerd? Je kunt het boekje downloaden, Alares stelt het voor distributie beschikbaar.