Communiceren doe je samen

Ontmoeten – luisteren – begrijpen – delen – verbinden


Een reactie plaatsen

Ik zie, ik zie… even kijken in de glazen bol

Vanmiddag stelde iemand de vraag wat de trends voor 2011 zouden worden op het  gebied van interne communicatie. Kijk, dat vind ik nu leuk, zo’n vraag. Dan pak ik graag de glazen bol erbij op zoek naar een kijkje in de toekomst. Hoe gaat het jaar 2011 de communicatieve boeken in? Gaan we intern ook massaal bloggen, twitteren, onze mening via fora ventileren of blijft de koffiemachine, kopieerapparaat en de receptie ‘the place to be’ om nieuws te delen?

Het hangt natuurlijk erg af van het type organisatie waar je werkt hoe de trends in communicatieland worden vertaald naar de interne situatie. In veel bedrijfstakken en organisaties loopt de interne ontwikkeling iets achter op ‘buiten’. Waar we privé de nieuwste laptops en mobieltjes aanschaffen hebben we binnen onze organisatie natuurlijk te maken met meerjarig ICT-beleid. Bovendien zijn niet alle medewerkers in gelijke mate gecharmeerd van blogs, fora en blackberry’s om te twitteren. Maar in algemene zin kun je natuurlijk wel parallellen trekken met de communicatie ‘buitengaats’.  Ik denk dat de gelijkwaardigheid in de communicatie nog verder gaat toenemen,  er is steeds meer sprake van een non-hiërarchie in communicatie. Men wil (online) kunnen communiceren met iedereen, tot de top van de organisatie aan toe. De mens achter de werknemer wordt belangrijker, we willen weten met wie we intern zaken doen, wat die persoon kan, weet en doet. De medewerker van morgen verwacht of eist zelfs maximale transparantie, wil mee kunnen praten en een mening geven over actuele ontwikkelingen of veranderingen die het management wil doorvoeren.

De behoefte aan een intern platform voor dialoog, voor samenwerken en kennis delen wordt nog belangrijker en dat gaat verder dan het inmiddels vrijwel standaard intranet. Je moet dan denken aan een dynamische kennisbank, aan blogs van medewerkers, fora rondom thema’s, projecten, nieuwe initiatieven, aan communicatie via Yammer (intern Twitter) en online dialogen. Daarnaast, om als organisatie in te kunnen spelen op de dynamiek in de externe omgeving (afstemmen beleid) moeten we continu in verbinding staan met die buitenwereld. De daar verkregen informatie moet vervolgens intern teruggekoppeld worden, via de meest efficiënte en effectieve weg. Ook hiervoor gaan we steeds vaker nieuwe, snelle communicatievormen gebruiken (bijvoorbeeld Twitter).

Maar voor alles moeten interne instrumenten natuurlijk passen bij je medewerkers. En omdat de mate waarin nieuwe vormen en instrumenten worden geadopteerd in veel organisaties erg uiteen loopt, is het handig om meerdere wegen te bewandelen. Ik denk dat het een functionele mix moet worden van gestructureerd (online)  informatie beschikbaar stellen om transparantie te bieden en informatie te duiden, zowel schriftelijk/digitaal als vooral ook in persoonlijk contacten (dialoog, overleg, toegankelijkheid leidinggevenden). En daarnaast kun je op allerlei manieren tools aanreiken om, dwars door de organisatie heen, met elkaar de informatie/gebeurtenissen/veranderingen van betekenis te voorzien. Daarbij hoort ook het stimuleren van de vorming van allerlei community’s en netwerken rondom onderwerpen, projecten, interessegebieden. Je moet je daarbij natuurlijk realiseren dat de inzet en succes van instrumenten in hoge mate afhankelijk is van de communicatiebehoefte en -gedrag van de medewerkers, van het communicatieklimaat in de organisatie. Daarbij is kennis, kunde en motivatie natuurlijk ook essentieel; daar moet je gericht aandacht aan besteden.

Ik vind het erg boeiend wat er momenteel aan de gang is, met alle nieuwe vormen van communicatie (o.m. social media, diverse dialoogvormen). Leuk om uit te zoeken wat voor de eigen organisatie de beste mix zal zijn. Daarnaast ben ik ook realistisch, de koffieautomaat zal altijd belangrijk blijven en moeten we dus koesteren. Praatjes daar (en bij het kopieerapparaat en in kantines) dragen ook in grote mate bij aan beter begrip van elkaar en aan betekenisgeving van alles dat er speelt!